Организирането на конференция изисква внимателна подготовка. Разделяйки този процес на етапи, можете да минимизирате разходите за труд при високо ниво на събитието.
Необходимо
Компютър с достъп до интернет и помощни програми за града, телефон
Инструкции
Етап 1
Решете по темата на конференцията, броя на потенциалните участници, времето и лекторите. Преговаряйте с преподаватели, за да получите съгласие да говорите.
Стъпка 2
Въз основа на темата и планирания брой участници е необходимо да се изберат опции за местата на конференцията. Това могат да бъдат домове на културата, конферентни зали на хотели, ресторанти, центрове за отдих и др. Изборът се извършва чрез търсене в Интернет и различни градски директории, въз основа на получените данни се оформя таблица на потенциалните места, като се посочват името, адрес, телефонен номер, брой места, цена и наличност на необходимо оборудване (например проектор, екран, микрофон).
Стъпка 3
Обадете се на получената база данни с потенциални места и уточнете, ако е възможно, в желаните дни, цената на наема, наличието на допълнителни услуги (например организиране на бюфет маса). В резултат на това изберете място и дата.
Стъпка 4
Разработете корпоративен стил за конференцията (символ, слоган, цветове и т.н.) и вземете решение за необходимите продукти (маркови тетрадки, химикалки, покани, тениски и други). Поръчайте продукти за събитието във фирми за сувенири. Също така оформете планираната програма.
Стъпка 5
Изпращайте покани до потенциални участници на бланки по имейл или чрез нестандартно решение с помощта на куриер / поща (например на конференция по цветарство под формата на цвете от плат върху дизайнерски картон).
Стъпка 6
Регистрация на участниците, подробности за програмата, съдействие при трансфер и избор на настаняване (ако е необходимо). Работа с подизпълнители за организиране на бюфет маса, фотография и др.
Стъпка 7
В навечерието на събитието проверете готовността на залата - оборудване, сувенири, организация на бюфет маса и др.
Стъпка 8
По време на събитието е необходимо да се координира работата на подизпълнителите: организатори, кетъринг услуги, фотографи и други.
Стъпка 9
След конференцията изпратете имейл на бланки за благодарност за участие в събитието, можете да поискате обратна връзка.
