Работата в офиса е важна част от дейността на всяко предприятие, което ви позволява да водите записи на всички административни и бизнес документи. Служител или цяло звено, чиито задачи включват работа в офиса, съществуват във всяко предприятие, независимо от формата на собственост. Компетентно доставената офис работа е гаранция за добре координирана работа на цялото предприятие и бързата му реакция на промените в бизнес и пазарните условия.
За какво служи офисната работа?
Рано или късно, след началото на дейностите, всяко предприятие е изправено пред необходимостта да организира работата с документи, които са основният инструмент за управление, тъй като именно с тяхна помощ се извършва прехвърлянето на насоки и се съобщават управленски решения на конкретен изпълнител. Системата за офис работа в предприятието е предназначена да осигури стандартизацията и единството на документацията, да организира нейното счетоводство и съхранение, за да улесни работата с бизнес документите. Функциите на системата за офис работа включват:
- компетентна организация на работния процес, осигуряваща бързо прехвърляне на документи по най-краткия път с минимално време, което ви позволява да контролирате преминаването на който и да е документ и неговото изпълнение своевременно;
- автоматизирана система за регистрация и отчитане на цялата входяща, изходяща и вътрешна документация;
- архивиране на документи, което позволява те да бъдат систематизирани по формални критерии и да бъдат оформени в казуси;
- създаване на номенклатура на делата - система от кодове съгласно списъци със заглавия на дела, улесняваща тяхната систематизация и определяне на сроковете за съхранение на архивите, установени от законодателни или отраслови разпоредби.
Ако всички тези функции за работа с документооборот в предприятието са внедрени, можем да кажем, че системата за офис работа е отстранена и работи според изискванията.
Организационни и правни аспекти
Всеки документ, съдържащ данните за предприятието, се счита за бизнес документ и следователно за него се определят правни последици, т.е. този документ вече може да бъде представен в съда при разрешаване на възникнали конфликти и противоречия. Следователно провеждането на офис работата трябва да се извършва въз основа на нормативни документи - специално разработени инструкции, проверени от правната служба и одобрени от ръководителя на предприятието. Тази инструкция е не само ръководство, но и документ, който е задължителен за изпълнение, така че всички заинтересовани лица трябва да бъдат запознати с него срещу подпис.
Формите на документи, в съответствие с които предприятието извършва дейността си, трябва да бъдат стандартизирани. Съставът на данните, които трябва да бъдат посочени на формулярите, се определя в съответствие с GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документи . Същият стандарт също така установява изисквания за изготвяне на бизнес и административна документация.
