Съпътстващите документи се съставят с цел потвърждаване на изпращането на броя документи, стоки и други материални ценности, посочени в тях. Също така придружаващите документи, свързани с превоза на товари, могат да съдържат друга информация.
Предавателно писмо
Предадените официални документи почти винаги са придружени от мотивационно писмо. Той съдържа данните за изпращача, адресата, описание на документите и материалите, които трябва да бъдат изпратени. Препоръчително е също така да се отбележи от колко листа се състои изпратеният документ. Мотивационното писмо се съставя като отделен документ на два листа, единият от които остава на подателя. В организациите изходящият номер и датата са щамповани върху мотивационните букви. Тези мерки са необходими, за да се гарантира, че адресатите получават всички документи в пълна безопасност. Това също е до известна степен застраховката на подателя.
Придружаващи документи за превоз на товари
При извършване на превози документите за изпращане служат като придружаващи документи, както и писмен договор за превоз. Те са представени под формата на железопътна товарителница за железопътен транспорт, товарителница за въздушен транспорт, товарителница за автомобилен транспорт и товарителница за морски транспорт.
Необходимата информация за товара (неговото име, количество, метод за определяне на теглото и др.), Изпращачът, получателят, разстоянието на транспортиране и неговата стойност се въвеждат в товарителницата. Той е основният документ за превоз и определя връзката между изпращача, превозвача и получателя.
Коносаментът е и ценна книга, потвърждаваща правото на притежателя му да се разпорежда с товара, посочен в товарителницата, и да получава товара след транспортирането му. Въз основа на експедиционния документ превозвачът съставя товарителница, в която изпращачът посочва името на подателя и получателя, необходимата информация за изпратения товар, количеството на транспортирането (товара). За неточността на информацията и всички последствия, свързани с нея, изпращачът на товара носи отговорност пред превозвача.
Коносаментът потвърждава приемането на стоките за транспортиране и ги придружава по целия маршрут. Освен това той, заедно със стоките, се прехвърля от превозвача на получателя.
Коносаментът при всички видове транспорт, с изключение на железопътния транспорт, се съставя в три или повече екземпляра, така че всяка страна да има копие на товарителницата в случай на спорове.
Изпращачът на товара трябва да предостави на превозвача, в допълнение към товарителницата, и всички документи, които се изискват за санитарни, митнически, карантинни и други правила.
