За начинаещ служител дизайнът на входящата кореспонденция може да бъде тест за сила. Веднага след като процесът се раздели на прости и разбираеми стъпки, той става незабележима част от работния ден.
Инструкции
Етап 1
Всички документи, получени от организацията, трябва да бъдат регистрирани в един и същи ден, независимо от това как са попаднали там (по имейл, чрез куриер, по факс и т.н.). Имейлите трябва да бъдат отпечатани, телефонните съобщения трябва да бъдат записани.
Стъпка 2
В колона № 1 на дневника се посочва датата на получаване на всеки документ. Колона # 2 - нейният регистрационен номер. Номерът се присвоява по реда на получаване, като всяка календарна година започва с една. След това се проверява всеки доставен документ: дали е доставен правилно, дали пакетът е непокътнат. Ако не е отбелязано „лично“, пликът или чантата се отварят и съдържанието се проверява. Ако има инвентар, те го проверяват. Ако някои от посочените документи липсват, трябва да съставите подходящ акт и да поставите бележка в дневника за входяща кореспонденция в раздела "Бележки". Броят на листовете с прикачени файлове е посочен в колона № 3.
Стъпка 3
Видът на кореспонденцията се въвежда в колона No4. Това може да бъде заявка, доклад за съгласуване, писмо, сертификат, телеграма, известие и др. Следващите две колони посочват подателя и изходящия номер на писмото.
Стъпка 4
Обобщение на пратката трябва да бъде посочено в колона № 7. Например „Относно предоставянето на удостоверение за дълга на А. А. Иванов. банка "или„ Заявление за преизчисляване на заплатите на В. В. Сидорова ".
Стъпка 5
След това кореспонденцията се раздава на адресатите и след получаване на резолюцията се въвежда в колона No 8, като се посочват в следващите двама изпълнители и крайният срок за изпълнение на документа. Бележките показват, че документът е изпълнен и къде е подаден.
