Понякога хората, които използват писма за бизнес комуникация, си задават въпроса дали е възможно да се повлияе по някакъв начин на решението на адресата. Някои хора смятат, че това е невъзможно; други отговарят утвърдително на въпроса. Кой е прав? Бизнес кореспонденцията е много деликатна работа. След попълване на писмото трябва да покажете уважение към адресата, да бъдете коректни и ненатрапчиви! Можете да повлияете на човек чрез хартия, но за това трябва да следвате някои правила.
Установяване на психологически контакт
Психологическият контакт в деловата кореспонденция е много важен, тъй като при негово отсъствие сътрудничеството е почти невъзможно. Не забравяйте да се обърнете към адресата, като използвате думата „Уважаеми“. Никога не съкращавайте думи в заглавка. Тоест, ако не познавате добре човека, можете да кандидатствате по следния начин „Уважаеми г-н Петров“, а не „Uv. Г-н Петров.
Ако преди това сте се срещали с човек и сте говорили за някои теми, свързани с вашата работа, не забравяйте да използвате този факт във въведението. Ако не сте запознат с адресата, попитайте за неговата компания.
Пример за въведение.
1. Уважаеми Петър Петрович! На бизнес среща, която се проведе в ресторант Ангара на 12 октомври тази година, обсъдихме темата за инвестициите в малкия бизнес.
2. Уважаеми г-н Петров! Разбрахме, че вашата компания е лидер в региона на Иркутск в производството на лентови триони. Нашата компания се занимава с производство на дъскорезници. Бихме искали да си сътрудничим с вас в бъдеще.
Ако разберете, че ръководителят на организацията е силно загрижен за репутацията си и търси партньори, можете да го помолите за съвет. Такъв човек с удоволствие ще се съгласи да помогне, защото можете да повлияете на репутацията на компанията. Много е удобно да си сътрудничите с такава организация, защото мениджърът ще се опита да изпълни всички условия на договора, за да не печели отрицателни отзиви.
Намиране на аргументи и факти
За да убедите клиента, че сте прав, трябва да намерите аргументи. Те са средни, силни и най-силни. Психолозите съветват да се спазва следната последователност при съставянето на писмо: силен - среден - най-силен.
Силните включват следните аргументи:
- Презентацията ще включва най-новите разработки в оборудването за производство на лентови триони.
- Цената на предлаганото оборудване ще бъде с 30% под пазарната цена.
Средните факти включват:
- Участниците в презентацията ще имат възможност да видят новото оборудване в действие, както и да получат съвети за работата на устройствата.
- Гаранцията за предлаганото оборудване ще бъде увеличена с 2 години.
Силните включват следните аргументи:
- В края на презентацията ще се проведе промоция, чиито участници ще могат напълно безплатно да получат втора при закупуване на оборудване.
Намиране на проблема на адресата
Преди да предложите нещо, опитайте се да намерите причина, която може да накара читателя да използва вашите услуги или да закупи продукт от вас. Например предлагате товарна услуга. Внимателно изучете работата на адресата, установете неговото недоволство. За да направите това, можете да изпратите "шпионин". Можете също така да разберете коя компания използва. След това намерете отрицателните аспекти на организацията, която извършва превоза на товари. Опитайте се да идентифицирате проблем, който може да възникне по време на работа с трета страна.
Ако предлагате оборудване, което е по-добро от използваното от адресата, не забравяйте да напишете за това в писмото, позовавайки се на факта, че с вашите устройства обемът на производството ще се увеличи драстично.
Формулиране на мисли
Опитайте се да формулирате правилно мислите си. Например, психолозите съветват да не се използва частицата „не“и „нито“в деловата кореспонденция.
Пример.
Неправилна фраза: на 12 октомври няма да ви навреди да посетите нашата изложба.
Правилна фраза: на 12 октомври ще се радваме да Ви видим на нашето изложение.
Дизайн на писмо
Отношението на адресата към вашата компания зависи от дизайна на изходящата кореспонденция. Бизнес кореспонденцията включва използването на фирмени бланки. Не бива да експериментирате с шрифт и размер, по-добре е да изберете стандарти, тоест шрифт Times New Roman и размер 12. Въпреки че това са дреболии, но на психологическо ниво, това има голямо влияние върху човека!
