Тези документи, които идват от определени субекти и разполагат с всички необходими данни, се признават за официални. В същото време в теорията на правото има няколко подхода към дефиницията на официален документ.
Определянето на признаците на официален документ е от голямо значение за клона на наказателното право, тъй като именно в Наказателния кодекс на Руската федерация съществуват престъпления, свързани с това понятие. В теорията на наказателното право се използват два основни подхода за дешифриране на термина „официален документ“.
Първият подход се счита за тесен и свързва официалните документи с техните източници на произход. В съответствие с тази теория само тези документи, които идват от държавни, общински органи, могат да бъдат официални. По-популярен в наши дни е широкият подход, според който официалните документи могат да идват от публичния, търговския или дори от частния сектор, тоест източникът на техния произход няма значение.
Правилна регистрация и сертификация
Една от основните характеристики на официалния документ е неговото правилно изпълнение и заверяване. Ако в регулаторните правни актове са предвидени определени правила за обработка на документи, тогава официалният документ трябва да ги спазва (например правилата за нотариална заверка на документи, правила за издаване на пълномощни).
Ако няма специални правила, тогава за да бъде документът признат за официален, е достатъчно да се спазват общите изисквания за регистрацията му. Обикновено тези изисквания включват условието, че присъстват всички необходими данни (печат, подпис, печат от определен тип, длъжностно лице или бланка).
Съдържателни знаци на официален документ
Правилното изпълнение и заверяване на официален документ е неговият формален знак, но в настоящата съдебна практика наличието на смислен знак също се признава като задължително условие. Посоченият знак е, че официален документ трябва да повлияе на правоотношенията по определен начин. Той може да създаде определени права или да наложи конкретни отговорности.
Освен това някои официални документи удостоверяват юридически факти, които водят до настъпване на определени последици (това имущество се притежава от повечето процесуални документи). Единството на формални и материални характеристики, всяка от които трябва да присъства в официален документ, формира модерна интерпретация на това понятие в правната теория и практика.
