Правилната документация е неразделна част от правилната документация. Настоящото състояние на деловодството е такова, че за да се овладеят изцяло всички тънкости при боравенето с документи, е необходимо да се завършат специални курсове, като същевременно се вземе предвид, че документите са разделени на много различни видове.
Инструкции
Етап 1
Работата в офиса, например отделът по персонала на предприятието, може значително да се различава от счетоводството и управлението.
По този начин всеки отдел на предприятието има свой собствен оборот на документация и съответно регистрацията на такива документи се представя със специални правила за регистрация и счетоводство.
Стъпка 2
Счетоводната система е проектирана по такъв начин, че част от документите на компанията трябва да бъдат изготвени в съответствие с одобрените GOST, а частта, която е в свободно обращение, се изготвя по преценка на ръководството на компанията.
Стъпка 3
Всички документи, получени от предприятието, се регистрират в специален дневник на входящата кореспонденция, определен номер (сериен номер) се присвоява на документа, след което се адресира до ръководството на предприятието, което решава по-нататъшната му съдба. Ако документът съдържа специфични изисквания, има какъвто и да е информационен характер, той се изпраща с главна виза на конкретно лице, или за изпълнение или за информация. Ако е необходимо изпълнение, ръководителят, одобрявайки документа, има право да определи срок за неговото изпълнение, но не по-малко от предписания от самия документ. Изпълнителят получава документа и се подписва в дневника на входящата кореспонденция за получаването му.
Стъпка 4
Изходящите документи също се записват в специален дневник на изходящите документи с присвояване на сериен номер.
Стъпка 5
По правило цялата документация се подразделя на документи с вътрешно обращение и документи с външно обращение, поради което в производството се въвеждат два дневника за регистрация за входящи документи и два за изходящи документи.
Стъпка 6
Такава счетоводна система ви позволява да контролирате преминаването на документи, както извън предприятието, така и вътре в него, както и да проверявате изпълнението.
Стъпка 7
Документите, свързани с дейността на предприятието, например поръчки за персонал, общи поръчки се регистрират и записват отделно. По принцип много големи предприятия практикуват система за отделно счетоводно отчитане на документи, отнасящи се до конкретни отдели и услуги, особено когато всеки отдел има съответно лице, участващо в деловодството.
