Съществува такова понятие за "бизнес обичаи". Под това просторно определение - всички традиции, възприети в средата на официалните бизнес отношения. Официалната кореспонденция остава един от основните механизми на бизнес взаимодействие. Длъжностни лица, бизнесмени и обществени организации комуникират чрез съобщения, изготвени съгласно общите правила.
Причина за писане
Колкото и скучен и незначителен да изглежда подготвителният етап за съставяне на официална жалба, той не може да бъде пренебрегван. Причината за изготвянето на документа трябва да бъде ясно формулирана.
Преди да съставите официално писмо, е важно да определите точно адресанта. След определяне на предмета на съобщението е необходимо да се провери дали този въпрос попада в обхвата на компетентността на адресата. Ако се съмнявате, по-добре е да разгледате въпроса за компетентността в регламентите и други нормативни документи на организацията.
Тип заявка
След като темата и адресатът са определени, трябва да помислите за вида на обжалването.
При необходимост трябва да се напише официално писмо:
- Информирайте адресата. Най-често бюлетини се изпращат от получатели на по-ниско ниво до получатели на по-високо ниво;
- Свържете се с адресата с тест, който предполага по-нататъшни действия от негова страна. Така те се обръщат или към превъзхождащ човек, или към равен по позиция;
- Дайте задача. Този тип адрес е подходящ само за обръщение към подчинен.
Лицата, които се свързват с органи, предприятия или други структури, най-често използват формата на искане-искане.
Форма на официална жалба
Тежките условия на официално-бизнес взаимодействие правят формата на обжалванията не по-ниска от съдържанието. За да може писмото да стигне до адресата и да не се изгуби в лабиринтите на офиса, то трябва да бъде съставено по всички правила.
Организациите съставят писма на официалната бланка, присвояват изходящ номер и посочват датата. За своевременно изясняване на обжалваните въпроси е важно да се посочат пълното име и информация за контакт на изпълнителя. Те се появяват на последния лист на писмото в долния колонтитул.
Лицата съставят заявления на празни листове А4 в машинописна форма и, в редки случаи, в ръкописна форма.
За организациите в заглавката на жалбата са посочени само длъжността и името на адресата, т.е. информация за автора на жалбата и данни за контакт са дадени в официалния формуляр. Физическите лица ще трябва да допълнят заглавката със собствени данни, включително телефонен номер за контакт и адрес, на който трябва да бъде изпратен отговор.
Вляво са посочени подробностите на писмото, а под формулировката на темата на жалбата: „За награждаване“, „За предоставяне на информация“, „За лична среща“и др.
Стилът на официалното обжалване
Официалният бизнес стил се използва за съставяне на официални писма. Основните принципи на този стил са последователност, недвусмисленост и яснота на представянето. В деловата кореспонденция разговорните формулировки, използването на народни говорения, да не говорим за псувни и псувни, са неприемливи. Дори и най-обезпокоителните събития в официалната кореспонденция трябва да бъдат представени в неутрален тон, без никакъв емоционален цвят.
Добра практика е да следвате ясна и логична структура на изречения и параграфи. Това значително опростява възприемането на информацията от читателя.
Структурата на официалната жалба
Официално писмо започва с призив: . Следва преамбюл, в който трябва да се отговори на въпроса: „Защо се пише жалбата, от името на кого и по каква причина“. Може да изглежда така:
«».
«».
Следвайки общото към конкретното, се въвежда обяснителна част, която отразява спецификата. Ако е написана жалба - хронологичната същност на конфликта. В поканите писмата обяснителната част съдържа информация за мястото, датата и часа на събитието, неговите организатори и формата на участие на адресата.
Всяко официално обжалване завършва с директно изброяване на искането. Например: ", ", " и т.н.
