Поръчката е документ от голямо практическо значение. Той посочва някои специфични действия: наемане и уволнение на служител, дисциплинарни действия, необходимост от въвеждане на нови технологии и много други. Служителят трябва да осигури съхранението на този тип документи и възможността за бързо намиране на правилния. За това на всяка поръчка се присвоява уникален идентификационен номер.
Необходимо
- - поръчки;
- - дневник;
- - инструкция за управление на кадровите записи;
- - 2 или 3 папки.
Инструкции
Етап 1
Регистрационната форма за поръчки не е строго регламентирана от закона. Има стандартна инструкция, публикувана от Росархив на 27 ноември 2000 г., която гласи, че номерирането на поръчките от персонала и основната дейност трябва да се извършва отделно в рамките на една календарна година. Ако работите в малка фирма, където секретарят изпълнява и работата на чиновник, стартирайте 3 папки и 3 дневника за регистрация.
Стъпка 2
Изгответе инструкции за работа в офиса. Тя може да се състои само от няколко елемента. Посочете кои поръчки трябва да се съхраняват 5 години и кои - 75. Напишете в кои масиви са разделени поръчките за вашето предприятие и как сте решили да ги определите. Поръчките за основната дейност обикновено се номерират с пореден номер, а поръчките на персонала - с номер и буква. Например номерът може да изглежда като "Поръчка № 2-l / s" или "Поръчка № 2-k". Помислете за различни обозначения за документи с различен срок на годност. Например краткосрочните могат да бъдат маркирани като персонал, а дългосрочните - като персонал.
Стъпка 3
Разделете поръчките от персонала на 2 части според срока на годност. Документите за осигуряване на редовен или образователен отпуск, краткосрочна командировка, стимули и дисциплинарни наказания се съхраняват в продължение на 5 години. Подайте заповеди за работа, преместване, уволнение, дълги командировки и дълги ваканции в друга папка. Напишете името на папката и срока на годност на кориците на свързващите файлове. Попълнете отделно поръчки за основната дейност
Стъпка 4
В големите фирми поръчките се издават от различни служби. Документацията за основната дейност по правило се съхранява от секретаря, а за персонала - от кадровия отдел. Съответно, всеки има своя папка и свои собствени счетоводни книги. Достатъчно е HR специалист да стартира 2 книги и 2 папки, като разделя документите според периодите на съхранение. Въпреки това, при много голям поток от документи, всяка папка често се разделя според видовете поръчки. Ако вашето предприятие е приело отделна система за съхранение, все още номерирайте поръчките в един общ масив и ги регистрирайте в един дневник.
Стъпка 5
Поръчките за основната дейност могат да важат не само за цялата компания, но и за отделни подразделения. Разработете код за всеки отдел или отдел. Това може да бъде буква или цифра. Не забравяйте, че обозначаването на поръчки за основната дейност трябва да се различава от това, което се приема в управлението на кадровите регистри на вашата компания. В този случай номерирането влиза в общия набор от „основна дейност“.
