За счетоводство, тиражиране и съхранение на различни документи кадровите служби използват книги с поръчки, отпуски, справки и справки. Регистрационните дневници са документи за вътрешно ползване и се съхраняват в кадровия отдел на организацията, а специално поддържано лице отговаря за поддържането и съхраняването на тези документи.
Инструкции
Етап 1
Използвайте одобрен от министерството формуляр за дневник за поръчки или създайте сами. Направете капака от тежък материал. В центъра на листа напишете името на организацията и заглавието на книгата. Посочете началната и крайната дата за регистриране по-долу. На задната корица отразявайте информация за лицето, отговорно за съхранението и попълването на документа: посочете длъжността, фамилията и инициалите на служителя.
Стъпка 2
Уверете се, че страниците не могат да бъдат подправени или премахнати от списанието. Номерирайте и завържете страниците на книгата. На последната страница поставете восъчен или мастиков печат, предоставете готов шаблон за сертифициране на ръководителя на отдела за персонал или ръководителя на организацията. Направете бележка: _ листовете са номерирани, завързани, запечатани в този дневник. Директор: _ (подпис, дешифриране на подпис). Дата: _ (ден, месец, година).
Стъпка 3
Изберете удобна ориентация на страницата (хоризонтална, портретна) за записване на записи. Ако желаете, подредете таблица, съдържаща следните колони:
- сериен номер на записа;
- дата на влизане;
- сериен номер на поръчката;
- длъжност, фамилия и инициали на лицето, подписало поръчката;
- резюме на поръчката.
Ако не се чувствате добре с табличния изглед, пазете записите в безплатна форма. Основното е да се спазва реда за присвояване на номера според датите на одобрение на поръчките и да се отрази горната информация в счетоводната книга.
Стъпка 4
Запишете записите в дневника си за поръчки със синьо, черно или лилаво мастило. Не позволявайте изтриване, изтриване и изтриване на предварително направени марки. Ако трябва да направите промени, зачеркнете коригирания текст с един ред, така че все още да можете да го прочетете. В същата колона или ред въведете нов правилен запис. Моля, подпишете и посочете датата на промяната. Ако не е възможно (например, ако няма свободно място), за да коригирате грешката на място, създайте нов запис по-долу и до остарялата информация поставете отметка в квадратчето „записът е невалиден“.
Стъпка 5
Когато спрете да регистрирате дневника, отбележете датата на изтичане на дневника на предната корица на дневника.
