Резултатите от срещите изискват документален запис под формата на протоколи. При изготвянето на този документ е важно да се отрази основната точка на дискусията, като се представи цялата дискусия възможно най-кратко.
Протоколът се изготвя след заседанието от секретаря на събранието, който или трябва да прави бележки по време на дискусията, или да води диктофон. Вторият вариант е най-оптималният за разрешаване на възможни спорове.
Визуално документът се състои от следните части:
- Главна информация;
- дневния ред на събранието;
- дискусия и взети решения.
Главна информация
Този блок информация включва заглавието, местоположението (град, дата, час на срещата), списък на присъстващите лица. Заглавието на срещата е заглавието. Например, заседание на работната група по кадровите въпроси. Блокът с дата и час посочва информация за пряко проведената среща, а не за датата на подписване на протокола.
Ако събранието се провежда от постоянна структура (комисия, работна група и т.н.), тогава общата информация посочва пълното име на постоянния председател и секретар на събранието.
При съставянето на списъка на присъстващите трябва да се посочат имената на длъжностите и работните места на поканените. Този блок информация започва с думата „Настоящо“. В случай, че събранието предвижда гласуване, тогава присъстващите в протокола се разделят на две групи - с право на глас и без право на участие в гласуването.
Дневен ред на събранието
Дневният ред на събранието се формира преди заседанието. Има обаче изключения, например - за спешни срещи. Този блок изброява проблемите на срещата, без да се посочват лекторите и срокът за докладите. Дори заседанието да е свикано за обсъждане на един въпрос, то не е включено в заглавието на документа, а е съставено под формата на дневен ред.
В зависимост от срока за изказване, представеният дневен ред може да бъде одобрен автоматично или да бъде гласуван от председателя. В този случай дискусията започва с въпроса за одобряване на дневния ред на събранието. Ако няма възражения, тогава в протокола такова решение се формализира, както следва: „Въпросът за съгласуването на дневния ред е поставен на гласуване“. Следват резултатите от гласуването във формата: „Гласували: за - (брой гласове), против - не, въздържал се - не“.
Дискусия и вземане на решения
Най-големият блок въпроси е запазен за отразяване хода на дискусията. Всеки въпрос от дневния ред се поставя в отделен блок, като се започне с формулировката от дневния ред. Това е последвано от хода на доклада, който е съставен в следната форма: „Слушан: (пълно име на оратора)“. Опитните преписвачи препоръчват да не се преписват речите, а да се остави общото значение, което може да бъде изразено в няколко изречения. Ако е важно да се запази значението на по-голямата част от доклада, тогава можете да цитирате тезите на речта или извадки от презентацията в приложението към протокола, като направите препратка към нея в текста на документа.
Същото се отнася и за отразяването на хода на дискусията. Ако няколко оратори се придържат към една и съща гледна точка, тогава техните речи могат да бъдат формализирани в следната форма: „Оратори (пълни имена на оратори), които подкрепиха мнението на оратора“.
В резултат на всеки въпрос трябва да се формулира решение. Той трябва да бъде изготвен предварително в проекторешенията или формулиран от самите участници в срещата по време на дискусията. Решенията се вземат под формата на конкретни формулировки, които трябва да бъдат представени еднозначно и точно. Решенията за чисто информационни речи могат да бъдат взети под внимание от участниците в срещата.
Ако събранието предвижда гласуване, протоколът след всеки брой трябва да съдържа резултатите от него: „Решението е взето единодушно“, „Решението е взето с мнозинство гласове“, „Решението не е взето.“Подобни бележки трябва да бъдат направени в случаите, когато въпросите се отстраняват от дискусията, отлагат се за друга среща или не се разглеждат поради отсъствието на лектор.
В края протоколът се подписва от председателя и секретаря и, ако е необходимо, се заверява с печата на организацията, свикала събранието.
