Всеки офис служител рано или късно е изправен пред необходимостта да напише официално писмо. Бизнес етикетът подчертава, че завършването на писмо е също толкова важно, колкото и началната точка на вашето съобщение.
Необходимо е
точен адрес на получателя, плик, копия на документи, приложени към писмото
Инструкции
Етап 1
Прочетете написаното преди да започнете последната част на писмото. Проверете текста за граматически и правописни грешки, петна и неточности. Ако съдържанието на писмото напълно ви удовлетворява, в последния абзац повторете още веднъж основната теза на вашето писмо в кратка и разбираема форма. По този начин обобщавате съобщението си, като улеснявате адресата да подготви и напише отговор.
Стъпка 2
Ако е необходимо да прикачите копия на документи към официалното писмо, след параграфа отстъпете няколко реда назад и посочете в колоната „прикачен файл“списък с документи. Списъкът трябва да бъде номериран. Към писмото прикачете фотокопия на документи в реда, в който са посочени в списъка.
Стъпка 3
Завършете официалното писмо с учтив и правилен обрат на речта, например като: „Надявам се на ползотворно сътрудничество“. Също така в бизнеса е обичайно да се завършват писма с помощта на фрази като "с уважение", "искрено ваше", "с уважение". След това не забравяйте да поставите инициалите и датата. Не забравяйте да се подпишете до фамилията си, след като отпечатате текста.
Стъпка 4
Започнете да попълвате плика. Адресът на получателя е написан в долния десен ъгъл, адресът на подателя е написан в горния ляв ъгъл. Не забравяйте да въведете правилния пощенски код, като в този случай писмото ще достигне до адресата по-бързо.
Стъпка 5
По-добре е да изпращате официални писма по пощата под формата на препоръчани писма с обратна разписка. В този случай ще имате доказателства за получаване на писмото от адресата.
