В ерата на компютърните технологии партньорите все повече общуват дистанционно, като предпочитат да не губят време за лични срещи и преговори. Ето защо не е изненадващо, че служебната кореспонденция е от не малко значение в живота на съвременния мениджър. Да се поддържа правилно е задачата на всеки офис служител.
Инструкции
Етап 1
Ако по време на работа трябва да общувате с клиенти или доставчици, тогава, разбира се, често трябва да пишете официални писма. Това не е толкова лесно, колкото изглежда на пръв поглед: бизнес кореспонденцията е изпълнена с много клопки, които трябва да бъдат заобиколени, за да запазите репутацията си на компетентен партньор. Ако не е възможно да вземете курс по изкуство на бизнес кореспонденция, следвайте правилата по-долу.
Стъпка 2
Официалното писмо трябва да бъде регистрирано. Направете това, преди да започнете да го компилирате и поставете номера в предвиденото за него място (обикновено в горния ляв ъгъл, под логото на компанията, ако има такъв). Посочете адресата в горния десен ъгъл. Започнете със заглавието, след това въведете фамилията (или фамилиите, ако писмото е предназначено за повече от един човек). Позициите трябва да бъдат изброени в йерархичен ред, т.е. първо идва, например, директорът, след това неговият заместник, след това ръководителите на служби и отдели.
Под имената на адресатите посочете заглавието и името на подателя. Не забравяйте: в този случай не се използва предлогът „от“; това е една от често срещаните грешки! След това посочете темата на писмото и датата, на която е съставено. Предметът на писмото трябва да изясни за какво ще говори този документ; заявете го ясно и ясно.
Стъпка 3
Текстът на писмото започва с апел. Ако е адресиран до един човек, тогава кандидатствайте с име и бащино име или, като алтернатива, с фамилия: „Уважаеми г-н Иванов“. В никакъв случай не допускайте фамилиарност в писмото, дори ако сте лично запознат с адресата и сте във връзка „на къс крак“с него. Не забравяйте, че това е официален документ, той трябва да се съхранява в архива и може да се използва в работата дори няколко години по-късно.
Самият текст на писмото трябва да бъде ясен и разбираем. Не разпространявайте „мисли по дървото“, не изпълвайте писмото с ненужни подробности, не цитирайте добре известни факти. Нищо не е по-досадно от загубата на време за четене на документ, целият смисъл на който може да бъде изразен в 4 изречения, но трябва да прочетете 4 листа. Формулирайте вашите предложения накратко и разбираемо, ако имате нужда от обяснения, поставете ги под формата на прикачен файл и прикачете към писмото.
