Бизнес кореспонденцията е неразделна част от много производствени процеси. Значително място в него заемат отговорите на официални апели от различни организации, включително контролиращи. За такива писма се изисква официален бизнес стил, той е напълно приемлив, освен това бюрократичните завои са за предпочитане. В тях няма място за емоции, дори ако твърденията, че обжалването, което сте получили, са неподходящи.
Необходимо
- - компютър;
- - достъп до интернет или принтер;
- - фирмена бланка;
- - поща, куриер или лично посещение в офиса на адресата (не във всички случаи);
- - текстът на писмото, на което отговаряте.
Инструкции
Етап 1
Използвайте бланка, за да напишете отговора си. Не забравяйте да присвоите изходящ номер на писмото, регистрирайте го при секретаря или в офиса и посочете датата.
Стъпка 2
Адресирайте отговора до лицето, чийто подпис е под писмото. Обикновено представлява заглавието и фамилията с инициали. Опитайте се да разберете името и бащиното му име. Направете това, като използвате Интернет или телефонно обаждане директно до организацията, от която е получено писмото. Обикновено в долната част на официалното писмо се посочват фамилията на изпълнителя и неговият телефонен номер. Тази информация ще бъде полезна за по-нататъшно взаимодействие, ако възникне необходимост. Отговорът обаче трябва да бъде насочен към името на лицето, чийто подпис е под обжалването, което е дошло при вас. Неговите инициали са достатъчни в „заглавката“на отговора. Но писмото трябва да започва с адрес по име и бащино име: "Уважаеми Иван Иванович!"
Стъпка 3
В самото начало на вашия отговор посочете изходните данни на писмото. Обикновено официалните обжалвания съдържат изходящ номер, датата е задължителна. Общоприетата формулировка на първата фраза: „В отговор на вашето писмо (жалба, искане за информация, иск, жалба - в зависимост от ситуацията) № така и така от такъв и такъв номер, ние считаме за необходимо (вариант - ние може) да докладва следното."
Стъпка 4
След това отговорете на въпросите, които се съдържат в писмото, в същия ред, в който са дадени в него.
Стъпка 5
Ако според вас някакви искове или искове, отправени към вас лично или към вашата организация от автора на писмото, са незаконни, посочете, че не могат да бъдат удовлетворени и обяснете причината, като се позовавате на разпоредбите на действащото законодателство, които във вашия мнение, противоречи.
Стъпка 6
Използвайте фразата „Поздрави“в края на отговора си. Ще трябва да направите това, дори ако смятате, че адресатът не е достоен за уважение. Не е необходимо обаче да се демонстрира това мнение. Не забравяйте да включите и вашето заглавие, фамилия и инициали. Ако изпращате хартиен отговор, моля, поставете подписа си под него.
