Прието е конференцията да се нарича разширена среща, в която участват представители на няколко организации. Конференциите могат да бъдат ведомствени, секторни, регионални, междурегионални, международни. Те обсъждат различни, но тематично свързани проблеми. В някои случаи решението на конференцията определя стратегията за развитие на организацията. Всеки образован човек може да проведе такова събитие, но трябва да се вземат предвид някои съображения.
Необходимо
- - списък на участниците;
- - резюме на речите;
- - визуални материали;
- - технически средства.
Инструкции
Етап 1
Направете списък на участниците. Обикновено лекторите се уведомяват предварително за предстоящата конференция, те трябва да потвърдят съгласието си и да информират темата на докладите. Понякога условията изискват предоставяне на текстовете на доклади или поне обобщение. Вижте материалите.
Стъпка 2
Решете правилата. Зависи от това колко дълго ще продължи конференцията, от броя на лекторите, както и от формите на работа. Предвидени ли са само пленарни сесии или част от работата ще се проведе по секции? Във втория вариант може да се отдели повече време за отчети.
Стъпка 3
Не забравяйте да отделите време за съвместни презентации и отговори на въпроси. Решете формата на въпросите. Участниците могат да ги питат устно, веднага след презентацията. След това трябва да се погрижите за допълнителни микрофони. Въпросите могат да се подават и в писмен вид, след което трябва да помислите за мястото, където слушателите ще поставят бележките. Можете да подготвите някои от въпросите предварително.
Стъпка 4
Направете си дневен ред. Редът на изказванията може да бъде различен, зависи от темата, но във всеки случай е по-добре да обсъдите общи въпроси в началото на конференцията и след това да преминете към подробности. След всеки един и половина до два часа работа, осигурете кратка почивка (добре е да организирате кафе-пауза), а в средата - дълга почивка, по време на която участниците могат да се отпуснат и да обядват. Ако конференцията е кратка (например преизбиране), дълги почивки не са необходими.
Стъпка 5
Проверете състоянието на техническите средства. Проверете вашия компютър и видео плейър. Попитайте водещите какво оборудване им е необходимо и какви програми трябва да има там. Помолете водещите да предоставят визуални изображения преди конференцията. Много е добре, ако човекът, който работи с компютъра, има списък кога да представи коя презентация. Преди конференцията проверете дали всички говорители са пристигнали, дали има някакви промени в темата.
Стъпка 6
Помислете за встъпителните си думи. Трябва да кажете няколко думи за добре дошли на участниците, да обясните на какво събитие е посветена конференцията, процедурата и правилата. Преди началото на отчетно-изборната конференция дайте думата на председателя на преброителната комисия, който трябва да каже колко делегати е трябвало и колко присъстват. Ако липсват малко, препоръчайте да започнете събитието. Понякога е подходящо в този момент да се изпее химнът на държава или международна организация. Предложете да изберете председател, секретар, преброителна и редакционна комисия. В много случаи списъците могат да бъдат изготвени предварително. Освен това събитието може да се ръководи от председателя, който обявява проекта на дневен ред (по-добре е да го напишете и отпечатате преди началото). Първо се приема проектът, след което се правят промени и допълнения, след което дневният ред се одобрява като цяло.
Стъпка 7
По време на конференцията водещият, независимо дали е председател или не, трябва постоянно да бъде в стаята. Той е този, който решава организационните проблеми при възникването им. Ако все пак трябва да си тръгнете, поверете отговорностите си на някой от съмишленици.
Стъпка 8
Конференцията обикновено завършва с приемането на някакъв вид решение. Председателят чете текста на проекта, публиката прави промени и допълнения, редакционната комисия ги въвежда, след което решението се одобрява.
