Компаниите, организиращи конференциите, искат да постигнат различни цели. За някои това е основният бизнес процес, някой се позиционира като индустриален лидер и конференцията може да му осигури този статус. Някои виждат конференцията като важна част от традицията на компанията. В същото време никой организатор не иска да разруши собствената си конференция, както и да се проведе в скучна атмосфера и да събере малък брой участници.
Инструкции
Етап 1
Запишете визията и концепцията на конференцията на хартия. Създайте кратко описание на събитието като покана за сътрудничество.
Стъпка 2
Сформирайте организационен комитет, в който трябва да бъдат отразени следните области: администрация (изберете ръководител на организационния комитет), програма, реклама, маркетинг, работа с партньори, организационни въпроси, логистика и финанси, продажби и работа с участници.
Стъпка 3
Подгответе документ, който ясно показва до кога може да се постигнат определени резултати. Освен това този документ трябва да отразява в какви насоки трябва да се получат тези резултати.
Стъпка 4
Направете списък с желаните лектори и вземете принципното им съгласие.
Стъпка 5
Разработете статуси за вашите партньори. Избройте всички потенциални партньори и вземете тяхното принципно съгласие.
Стъпка 6
Направете списък с потенциални участници и започнете да изпращате покани.
Стъпка 7
Намерете конферентна зала.
Стъпка 8
Проведете среща с лицето, което ще отговаря за регистрацията.
Стъпка 9
Напишете съобщение за пресата (конкретно информационно съобщение, което ще съдържа новини за тази организация, като се споменава съучастието на експерти, партньори, местоположение).
Стъпка 10
Подгответе банери, видеоклипове, интервюта, шаблони за презентации, аудио записи за възможността за последващото му публикуване в Интернет на отворени ресурси.
Стъпка 11
Изпращайте бюлетин веднъж на две седмици до регистрираните участници със съответна информация за това колко програмата е попълнена с експерти и какви промени или нови събития са настъпили. Дайте възможност на хората да следят подготовката за събитието, поканете други заинтересовани хора като партньори, помолете ги да разпространят своята информация за предстоящото събитие.
