Конференцията във всяка организация е изключително важно събитие. Изисква внимателна подготовка и безупречно изпълнение. Всеки нюанс може да развали впечатлението за вашата компания. Има основни принципи, които трябва да се имат предвид, за да се организира успешна конференция.
Необходимо
Хартия, интернет, пари
Инструкции
Етап 1
Поставете си ясна цел. Защо се нуждаете от тази конференция? Какво в крайна сметка искате да получите? Конференцията може да има за цел да осигури на компанията надеждни бизнес контакти, да подобри имиджа й, да намери инвеститори и т.н. В зависимост от това се избира определена посока, която трябва да се спазва през целия процес на подготовка и провеждане на събитието. Не забравяйте, че целта трябва да бъде постижима, измерима и с характеристики в реално време.
Стъпка 2
Дайте име на събитието. Ако не е за първи път, не забравяйте да посочите номерацията. Името трябва да е светло, запомнящо се, интригуващо. Вашата целева аудитория трябва да се интересува от конференцията.
Стъпка 3
Определете ясна целева аудитория. Дори перфектно подготвената и организирана конференция може да няма ефект, ако поканите грешни хора на нея. Запитайте се кой трябва да говори, чието мнение трябва да бъде чуто, как това събитие може да бъде интересно за гостите. Опитайте се да определите къде и как най-добре да общувате с потенциалната си целева аудитория, което влияе на правилните хора да вземат решения за участие в събитието, което организирате.
Стъпка 4
Решете за часа и мястото на конференцията. Повечето конференции се провеждат в делнични дни (с изключение на петък), освен ако не е планирано дълго събитие. Мястото до голяма степен определя цялото мнение за събитието като цяло. Отношението на гостите към конференцията се формира дори когато те просто търсят конферентна зала или хотел. Затова опишете маршрута възможно най-подробно, поставете знаци, ако е възможно.
Стъпка 5
Обявете конференция. Изберете медиите, които вашата целева аудитория говори най-често. Поставете реклами или статии за предстоящото събитие в тях. Изпращайте покани на всички гости, които ви интересуват. Дали това е бюлетин или цветен бюлетин, зависи от вас. В поканата посочете мястото, часа, името и посоката на конференцията.
Стъпка 6
Съберете комисия, която ще разгледа всички отговори на вашето предложение и ще избере най-интересните и подходящи предложения. След това ще бъде възможно да започнете да формирате програмата на събитието.
Стъпка 7
Разпределете отговорностите в екипа. Някой отговаря за комуникацията с гостите, някой решава всички въпроси с медиите, някой води събитието и т.н. Предоставете допълнителни материали за лектори на всички участници в конференцията. Не забравяйте да проверите цялото оборудване преди събитието.
Стъпка 8
Ако установите, че времето ви изтича, задайте ограничение във времето за всяка презентация и за броя на въпросите. Помолете публиката да зададе на лекторите допълнителни въпроси след събитието.
