За да поддържат лични данни на служителите, някои работодатели използват така наречените лични файлове. Съгласно член 85 от Кодекса на труда персоналът трябва да получава, съхранява и комбинира информация за всеки служител. За това е препоръчително да се използват такива лични файлове. Какъв е редът на регистрацията им?
Инструкции
Етап 1
Първо, трябва да се изясни, че управлението на лични файлове не е задължителен документ за организациите, но ако решите да го използвате, ще трябва да се ръководите от правилата за работа в офиса.
Стъпка 2
При наемане на служител мениджърът издава заповед (инструкция) във формуляр No Т-1. Въз основа на този документ генерирайте лична карта за нов служител (формуляр № Т-2).
Стъпка 3
За да попълните този формуляр, ще са ви необходими следните документи: паспорт, работна книжка, удостоверение за регистрация (TIN), застрахователно свидетелство, военно удостоверение (ако има такова), удостоверение или диплома и други документи, например за шофьор - шофьорска книжка, за готвачи - медицинска книжка и др.
Стъпка 4
Вземете копия на всички горепосочени документи и ги подайте в лично дело в хронологичен ред. Този архив се съхранява в отдела за персонал или в счетоводния отдел, всички промени се извършват само от отговорни лица. Но имайте предвид, че работната книга не е включена в личното досие, тя трябва да се съхранява отделно в сейф или под ключ. Отговорните лица за безопасността на тези документи се назначават с отделна заповед.
Стъпка 5
Избройте всички документи в инвентара, направете промени в специалната колона "Приложения". Също така съдържа серийните номера на документите, броя на листове на всеки от тях и датата на получаване.
Стъпка 6
Някои от документите от личното досие са въпросник, автобиография, писмени обяснения и всякакви изявления. Не забравяйте, че архивът не се прехвърля на самия служител и дори ако е необходимо, служителят може да разглежда личното досие само в присъствието на отговорника.
Стъпка 7
След като делото е оформено, попълнете заглавната страница. За целта в центъра в средата напишете серийния номер на този архив, името на организацията, длъжността на служителя, както и пълното му име.
