Поддържането на специална документация е неразделна част от кадровия отдел на предприятието. Същевременно личното досие е задължително за всеки служител. В бъдеще личните файлове се архивират в специални папки.
Необходимо
- - лични документи на служителя;
- - списък на документите;
- - папка за лично досие.
Инструкции
Етап 1
Започнете да регистрирате лично досие за служител веднага след наемането му. Няма унифициран формуляр за завеждане на дело, така че можете да го разработите сами. Създайте копия на паспорта на служителя, удостоверението за пенсионно осигуряване, TIN удостоверението и други лични документи, ако е необходимо, като медицинско свидетелство и шофьорска книжка.
Стъпка 2
Създайте корица за вашето лично досие. Посочете името на вашата организация в съответствие с учредителните документи, поставете серийния номер на делото и датата на неговото изготвяне. Можете също така да напишете продължителността на трудовия договор със служителя. Оставете място за бележки за уволнение, преместване и т.н. В центъра на корицата поставете фамилията, собственото име и бащиното име на служителя изцяло, неговата длъжност.
Стъпка 3
Първата страница на личното досие трябва да съдържа опис на наличните документи на служителя. Най-добре е инвентарът да се състави в електронен вид. Не забравяйте да включите името на упълномощения служител и датата на инвентаризацията. Информацията за наличните документи може да бъде поставена под формата на таблица, като се отбелязва броят на всеки от тях и се правят необходимите бележки. В долната част на описа трябва да има подписите на съставителя и служителя, за когото се съставя личното досие. След списъка прикачете копия на съществуващи документи. Следват всички документи, свързани с работния процес, например заповед за отпуск, споразумения за промени в трудовия договор и т.н.
Стъпка 4
Подайте личния си файл в архивната папка. Тези документи трябва да се съхраняват от специалист по персонала или директор на компанията с ограничен достъп до данни. Служителите могат да получат всеки от документите в лично досие по споразумение с управителя и под лична разписка. Когато служител бъде уволнен или преместен, личното досие се прехвърля в специален архив за бивши служители на компанията.
