Бизнес етикет предполага правилната подготовка на писмена кореспонденция. И ако шаблоните и заглавията на бизнес писма са съставени по доста стандартен начин, тогава не се обръща достатъчно внимание на подписите в кореспонденцията. За да може адресатът правилно да дешифрира вашето съобщение, бизнес писмото има юридическа сила, необходимо е правилно и правилно да представи длъжностното лице в края на служебното писмо.
Инструкции
Етап 1
Официалните писма трябва да бъдат отпечатани на специален формуляр, който отговаря на стандарта. В горната част на листа хартия трябва да има постоянни елементи: главата на писмото (пълно и съкратено име на изпращащата компания, нейния пощенски и юридически адрес, номер на телефон и факс, уебсайт), след това следва основният текст, по-долу - подпис на отговорника.
Стъпка 2
Полето за подпис се намира в долния ляв ъгъл точно под текста на бизнес писмото. Преди реда за подпис посочете заглавието на длъжността на лицето, подписващо писмото, и преписа на пълното име. Поради факта, че служебните писма винаги се изготвят на бланките на институциите, не посочвайте името на самата организация в подписа. Например: генерален директор на телевизионната и радио компания, подпис … A. P. Сидоров.
Стъпка 3
Понякога се изисква да се поставят два или повече подписа под бизнес писма, ако се изисква да се потвърди валидността на първия подпис или в особено важни документи (писмата по финансови и кредитни въпроси също трябва да бъдат заверени с подписа на главния счетоводител на предприятие). Поставете подписите строго един под друг в последователността, която съответства на старшинството на длъжността - от най-високата до най-ниската, например: Директор на отдела, подпис … P. V. Тропар
Главен счетоводител, подпис … TS Собанко.
Стъпка 4
Ако писмото трябва да бъде подписано от няколко лица, заемащи еднакви / равни длъжности, поставете техните подписи на едно и също ниво, например: ръководител на финансовия отдел, подпис … P. O. Иванов, ръководител отдел „Човешки ресурси“, подпис … К. О. Петров.
Стъпка 5
Ако към момента на подписване на служебното писмо няма длъжностно лице, за чийто подпис е изготвено мястото в проекта на формуляра, документът има право да бъде подписан от лицето, изпълняващо ролята на негов заместник. Посочете действителната позиция на лицето, чийто подпис ще бъде в писмото („действащ“или „заместник“) и неговото фамилно име. Не можете да подписвате служебни писма, използвайки предлог „за“или наклонена черта напред пред позицията.
Стъпка 6
Всички копия на делови писма, изпратени и оставащи за вписване в досиетата на организациите, трябва да имат оригиналните подписи на тези служители. Оригиналният подпис върху документа (а служебното писмо е юридически документ) е основният начин за удостоверяването му. Ако в официално писмо няма нито един подпис, той няма юридическа сила.
