В днешно време писмата остават в миналото и се превръщат в рядкост. Но това не се отнася за деловата кореспонденция. Бизнес писмата са официални документи. С тяхна помощ се установяват контакти, те записват всички етапи на бизнес отношения. А способността да се напише бизнес писмо говори за квалификацията на противника в частност и на фирмата като цяло.
Инструкции
Етап 1
Използвайте фирмена бланка за писане на бизнес писма. Независимо дали писмото е написано на хартия или в електронен вид, то трябва да има логото на изпращащата компания. Също така формулярът трябва да съдържа пощенски адрес на компанията, телефони и факс номера, имейл и адреси на уебсайтове.
Оставете полетата - от лявата страна три сантиметра, от дясната един и половина сантиметра. Полетата са необходими за свързване на писмото с архивна папка.
Стъпка 2
Придържайте се към официален стил на писане. Служебното писмо трябва да бъде недвусмислено и да не подлежи на множество тълкувания. Имейлът трябва да включва темата на имейла. Не използвайте емотикони в деловата кореспонденция.
Ако това е продължение на кореспонденцията, оставете писмото, на което пишете отговор, под формата на оферта. Можете да цитирате писмото не изцяло, а само онези фрагменти, на които отговаряте. Това ще направи връзката между неговото писмо и отговора ви по-ясна за опонента ви.
Стъпка 3
Започнете писмото си с учтив адрес, например: "Скъпи Петър Иванович!" Апелацията се намира в центъра на страницата. Името е изписано изцяло, използването на инициали е неприемливо тук.
След обжалването следва уводна част, в която накратко е формулирана целта на писмото. Следващият раздел на бизнес писмо е основната част, където по-подробно са посочени причините за написването на писмото, въпросите и начините за тяхното разрешаване. Писмото завършва с резюме и обжалване до адресата с конкретно предложение или изявление какво точно очаквате от адресата да разреши проблема.
Стъпка 4
Бъдете коректни във финалната част. Не вземайте решения за вашите получатели. По-добре изразете надеждата, че проблемът ще бъде решен по най-добрия начин според вас.
Счита се за неетично да се бърза с адресата, използвайки думите „спешно“и „незабавно“. Използвайте правилната форма: „Моля ви да дадете отговор в такъв и такъв момент“.
Подписът в деловото писмо трябва да е официален. Например: „С уважение, Сергей Василиевич Иванов“.
Включете в подписа си наименованието на длъжността, името на компанията и информацията за контакт. Ако служебното писмо съдържа прикачени файлове, трябва да има указание за това пред подписа.
