Когато получават съобщения от бизнес партньор, мнозина се опитват да отговорят на получената заявка възможно най-бързо, за да не карат партньора да чака. И това е правилно - в този случай времето често има значение, което е трудно да се надцени. Но без да се замислят твърде много за формата на отговора, малко хора си мислят, че като правят това, това може да нанесе удар по репутацията на компанията.
Инструкции
Етап 1
Като начало внимателно проучете въпросите, изложени в писмото на контрагента. Подгответе кратък отговор за всеки елемент, ако има повече от един. Сега продължете с дизайна на писмото-отговор на заявката. За целта вземете фирмената бланка, върху която са отпечатани логото и фирмените данни. Ако това не съществува, въведете ръчно заглавката на писмото, като посочите необходимата информация в него. Поставянето на подробности в писмо е много ценно за вашия бизнес партньор. Предлагайки ги във всяко съобщение, вие го спасявате от необходимостта да ги търсите в купчина хартии или компютърни файлове всеки път, както и от необходимостта да прави отделна заявка за подробности, ако иска да изготви нов договор или да платите фактура.
Стъпка 2
В горния десен ъгъл напишете данните за адресата на писмото. Тук посочете името на организацията, позицията на автора на заявката и пълното му име. Напротив, в левия ъгъл изберете редовете за изходящия номер, който ще бъде присвоен на документа при регистрация, и датата. В този случай името на документа не се изписва. Започнете веднага, като се обърнете по име и бащино име, след думата „Уважаеми“. В основната част на писмото първите думи ще бъдат „В отговор на писмото Ви информираме“(искане, искане и др.). След това запишете всички подготвени отговори точка по точка, придържайки се към последователното номериране, което беше в оригиналното писмо.
Стъпка 3
В последната част изразете своята молба, желание или изисквания, като не забравяте да се придържате към уважителен тон, бизнес стил на писане и да бъдете грамотни. Завършете писмото с думите „Искрено“и посочете вашето име и длъжност. Освен това напишете тук телефонния си номер за комуникация и електронна поща, ако искате да получите писмо за отговор или коментари за казаното в писмото.
