Всеки ден във всяка организация - в държавна институция, в голямо или малко предприятие, в индивидуален предприемач - има нужда от удостоверяване на фактите, които изискват печатане. Най-често тези факти са свързани с пари или потвърждение на подписите на длъжностни лица (тяхната автентичност) върху различни документи. В същото време има документи, на които не се изисква отпечатък на печат.
Всяко юридическо лице трябва да има печат. Тази норма е залегнала в закона. LLC, CJSC, OJSC и други организации трябва да използват кръгъл печат, отпечатъкът от който включва пълното фирмено наименование на предприятието на руски език и връзка към мястото на неговото териториално местоположение. Името на компанията може да бъде посочено и на чужд език. Отпечатъкът на печата се появява в списъка с подробности за документа, в съответствие с GOST R 6.30-2003 „Унифицирани системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документооборот "(приет на 03.03.2003 г.). В същото време, печатът, например, не е включен в списъка на задължителните данни на редица първични счетоводни документи, с изключение на банкови книжа, касови бележки, транспортни документи и др. Договорът трябва да бъде подпечатан с печат, ако това е предвидено в самия договор. условие или ако във формуляра са посочени две букви "MP" ("Място на печата"). Същото се отнася и за актове на завършена работа (услуги). Използването на печат също е предвидено в пълномощно, което се дава от организацията на служител (тази длъжност е посочена в Гражданския кодекс на Руската федерация - клауза 5 на член 185). Няма изискване за печат в някои форми на финансови отчети (разпоредби на заповеди на Министерството на финансите на Русия от 22.07.2003 N 67n и от 02.07.2010 N 66n), обаче, съгласно Заповедите на Министерството на финансите на Русия от 15.10.2009 N 104n и от 05.05.2008 N 54n, формулярите за данъчни декларации (за ДДС, данък върху доходите и други) трябва да бъдат запечатани. Задължително заверяване с печат на организацията е предвидено за най-важните документи за персонала: първата страница на работната книжка, свидетелство за пътуване (образец No Т-10), акт за приемане на работа по срочен трудов договор (формуляр № Т-73). В Кодекса на труда на Руската федерация (чл. 57) изискването за печат върху трудов договор не е посочено, но на практика обикновено се поставя печат. Предвид факта, че има много документи, за които няма еднозначно решение за наличието или отсъствието на печат, организацията трябва да разработи своя собствена заповед (позиция, инструкция), в която е необходимо да се регистрира списък с документи, които изискват заверяване от печата. Приблизителен списък с тях е включен в Държавната система за управление на документацията - 1988, 1991 г. Вариантите могат да бъдат както следва: - действия (извършена работа, експертиза, отписване, приемане на обекти и др.); - норми на потребление (например за благородни метали); - проби от отпечатъци от пломби, както и проби от подписи на служители, на които е дадено правото да извършват финансови и икономически операции; - гаранционни писма; - кореспонденция с ръководството и структурите на различни държавни органи (например с данъчната служба, извънбюджетните фондове и др. Печатът може да бъде направен не един, а няколко (след документиране на този факт) - за всяко отделно подразделение на организацията. Всеки печат ще има свое специфично предназначение - за пропуски, за документи, за фактури. Печатът върху документа трябва да бъде поставен на мястото на листа, където се намира подпората "MP" ("Място на печата"). Ако го няма, печатът се поставя така, че отпечатъкът да припокрива част от думата - обозначение на длъжността на лицето, подписало документа. В този случай подписът трябва да бъде ясно различим, както и цялата информация от отпечатъка на печата.
