Служител, който е получил пари за пътни разходи, закупуване на инвентарни предмети или за други нужди, трябва да отчита разходваните от него суми в счетоводния отдел на своето предприятие. За целта той трябва да попълни авансов отчет (Унифициран формуляр № АО-1) и да прикачи към него всички документи, които потвърждават направените разходи.
Инструкции
Етап 1
Попълването на отчет за разходите започва отпред. Въведете името на вашата организация в горния ред. Посочете датата на отчета, докато номерът не е необходимо да се посочва, това поле ще бъде попълнено от счетоводителя. По-долу посочете структурната единица, към която принадлежите, вашето фамилно име и инициали, както и вашата позиция. Запишете целта на аванса, например „Пътни разходи“, „Домакински нужди“и др.
В лявата колона посочете салдото на отчетните средства, което сте имали преди да получите новия аванс (или преразход, ако е имало такъв). По-долу посочете сумата (или няколко суми, ако са получени както от касата, така и от банката), получена по отчета. Попълнете реда „Общо получено“с общата сума, която сте получили поддоклада.
Стъпка 2
След това трябва да попълните авансов отчет на гърба. Избройте всички документи, с които ще потвърдите всички направени разходи, като попълвате колони от първата до шестата за всеки документ.
Въведете серийния номер на документа. Моля, включете датата и номера на самия документ. Въведете името на документа (например разписка за продажба, разписка за продажба, разписка и т.н.). Посочете сумата (в рубли или валута), посочена в документа. Съберете всички суми и запишете резултата на реда "Общо". Поставете вашия подпис и неговия препис по-долу.
Стъпка 3
След това се върнете към запълване на предната част отново. Попълнете реда "Използвано" със сумата, която сте посочили на реда "Общо" на гърба. Въведете сумата на остатъка (или преразхода), който ви остава. Въведете броя на документите, приложени към авансовия отчет по-долу, и посочете и общия брой листове на тези документи.
Стъпка 4
Не е необходимо да попълвате всички останали редове, те ще бъдат попълнени от счетоводителя и касиера (ако върнете остатъка на касата).
След като представите отчета в счетоводния отдел, счетоводителят ще бъде длъжен да ви даде разписка, която трябва да се съхранява. С помощта на тази разписка винаги можете да потвърдите, че сте докладвали за издадените ви средства, в случай че има някакви недоразумения.
