Правилно организираната офис работа в организация или предприятие ви позволява да поддържате документите в ред и да контролирате движението им по всяко време. Ако дейността на вашата компания е свързана със сключването на договори, поддържайте подходящ дневник на счетоводството им. Добре проектираното списание ще направи възможно записването на детайлите на документите и тяхната хронология.
Необходимо
- - дневник за записване на документация;
- - материали за записване;
- - авторучка;
- - молив;
- - ножици;
- - владетел;
- - хартия;
- - конци;
- - игла;
- - лепило.
Инструкции
Етап 1
Намерете удобен формуляр за водене на дневник. В същото време изхождайте от спешните нужди на организацията и особеностите на офисната работа. Напоследък електронните форми на счетоводство на документацията стават все по-широко разпространени, но те не винаги са удобни при запознаване на мениджърите с тях. В най-простия случай можете да изготвите счетоводен дневник в стандартен широкоформатен бележник.
Стъпка 2
Номерирайте страниците на списанието, като поставите последователни номера в долната или горната част на всеки лист. Зашийте целия блок страници със здрава нишка, водеща краищата покрай последната страница на списанието. Напишете на малък лист хартия колко листа съдържа книгата. Залепете този етикет на последната страница в един ред, прекарвайки краищата на конеца под него, завързани на възел. Когато лепилото изсъхне, поставете тук печата за документите и подписа на лицето, издало списанието.
Стъпка 3
Започнете да проектирате заглавната си страница. Напишете името на дневника на предната страна на дневника, например „Договорен дневник“. Включете в описанието името на организацията (компанията) и основните й данни. Оставете два реда за началната и крайната дата на списанието. Цялата тази информация не може да бъде въведена на ръка, а предварително отпечатана на принтер и след това спретнато залепена на корицата на списанието.
Стъпка 4
Разделете работните страници на списанието на толкова колони, колкото е необходимо за пълно описание на документите, които трябва да бъдат записани. Не забравяйте да предоставите колони за серийния номер, датата на получаване на документа, сключването на договора, освобождаването на поръчката и т.н. Оставете отделна колона за кратко описание на същността на документа и неговото основно съдържание. Осигурете също място за подпис на лицето, получило документа за изпълнение.
Стъпка 5
Ако е необходимо, регистрирайте списанието в офиса (секретариата), като му присвоите подходящия номер и други подробности. След процедурата по регистрация счетоводният дневник може да се използва по предназначение.
