Служебното писмо (бизнес искане) се отнася до официални документи. За да съставите пълноценно писмо, е необходимо да разполагате с достатъчно информация, за да познавате добре въпроса, обхванат в писмото.
Инструкции
Етап 1
Когато започнете да пишете бизнес писмо, изяснете целта на искането и кръга от въпроси, които трябва да бъдат разрешени. Проучете законодателните актове, наредби, които уреждат процедурата за решаване на такива въпроси. Ако познавате законодателните и подзаконовите актове, ще можете да формулирате искането по-компетентно, изберете правилния адресат за изпълнението му. Не забравяйте, че услугата, бизнес документът е предназначен да убеди и да подтикне към действие. Това означава, че то трябва да бъде достатъчно аргументирано и неговите формулировки са юридически безупречни.
Стъпка 2
Опитайте се изцяло, но сбито и ясно да посочите цялата информация, която е необходима за решаване на въпроса, който ви интересува. Непълнотата на информацията често поражда кореспонденция с искането за липсваща информация, забавя разрешаването на проблема. Всяка дума от бизнес писмо трябва да носи семантичен товар. Елиминирайте ненужните детайли и повторения. За да подчертаете същността на писмото, за да улесните възприемането на информацията, започнете документа с изложение на същността на искането. Във втората част на писмото спорете за това, подкрепете го с обосновки. Използвайте стабилни фразеологични изрази, приети в деловата кореспонденция. Например: „Молим ви да намерите възможност …“, „В съответствие с постигнатото споразумение …“и т.н. Избягвайте в едно изречение тавтология, използвайте същите коренни думи.
Стъпка 3
По правило официалните документи се изготвят на бланката на организацията, включително съответните данни (лого, код на организацията, нейното име, референтни данни, OGRN на юридическото лице, регистрационен номер на документа, дата и т.н.). Адресатът може да бъде физически лица, длъжностни лица или организации. Ако е необходимо, пощенският адрес се посочва в съответствие с последователността, установена от правилата на Руската поща. Когато отправяте писмо до длъжностно лице, посочете неговите инициали преди фамилното име. Името на организацията е написано в именителен падеж, позицията на адресата - в дателното.
Стъпка 4
Когато приключвате вашето бизнес писмо, посочете пълното заглавие на длъжността на лицето, подписващо документа (ако заявката не е посочена в официалната бланка на организацията), или съкратено (на бланката). Включете подписа с неговото дешифриране.
