Таблицата с персонала е основният документ, който отразява списъка на структурните подразделения и длъжностите на служителите, както и месечната ведомост на заплатите на организацията. Таблицата с персонала е необходима за формиране на състава и общия брой на персонала.
Трудовото законодателство на Руската федерация не изисква задължително съставяне на щатна маса в организация. Има обаче указ на Роскомстат, че организациите от всички форми на собственост трябва да водят записи на първичните документи за заплатите. Наемането на служители (както на основно, така и на непълно работно време) трябва да се извършва въз основа на щатната таблица, тъй като в съставения трудов договор се изисква да се посочи структурната единица, длъжността на служителя. Освен това наименованието на длъжността на служителя в договора трябва задължително да съвпада с това, посочено в щатната таблица. За формализиране на щатната таблица се използва унифицирана форма на първични документи Т-3, която съдържа списък на длъжностите, отразява структурния състав на организацията и броя на персонала, съдържа информация за заплатите на служителите, надбавките и допълнителните плащания, месечна работна заплата. Единната форма на документа в никакъв случай не трябва да бъде съкратена. Въпреки това е позволено да се правят някои промени. Например можете да стесните непотърсения раздел на таблицата с персонала и да не го попълвате в бъдеще. Редът на подреждането на структурните подразделения и длъжностите на персонала в щатната таблица трябва да се определя от ръководителя на компанията. Позициите са посочени, започвайки с най-високите нива, завършвайки с младшите позиции, т.е. в низходящ ред. Всички подразделения, длъжности в щатната таблица са дадени изключително в именителен падеж. За непълно работно време е необходимо да се осигурят непълни длъжности на персонала, те се дават в акции (например 0, 5 или 0, 25). Никога не поставяйте диапазон на заплатите на персонала. Има специална графа за отразяване на колебанията в заплатите, тя се нарича „надбавки“. Икономистът на труда е длъжен да изготви щатна таблица на организацията. Ако няма такава позиция, мениджърът сам решава кой ще се занимава с този въпрос. Това решение се формализира със заповед. Щатната таблица е съставена за конкретна календарна дата, тя се влиза в сила по заповед на ръководителя. Този документ обикновено се одобрява ежегодно на 1 януари. Масата на персонала трябва да бъде зашита, номерирана, да има печата на организацията, подписа на ръководителя и счетоводителя. През годината могат да настъпят промени в броя на персонала на организацията. В този случай те трябва да бъдат съставени по заповед на ръководителя. Компетентно съставената щатна маса е ключът към спечелването на трудови спорове в съда.
