Извадка от протокола е незаменим атрибут на работния процес на всяка организация. Притежавайки правна сила, подобна на оригиналния документ, извлечението трябва да съдържа всички необходими подробности. При изготвянето на съответните документи трябва да се обърне внимание на детайлите.
По правило изискванията за изпълнение на извлечения от протокола се установяват във всяко предприятие в съответствие с вътрешните правила за стопански оборот. Съществуват обаче общоприети норми за начина на съставяне на този документ.
Извлечение от протокола е точно копие на текста на оригиналния документ по конкретен въпрос. По този начин извлечение от протокола от заседанието трябва да включва името на управителния орган, чието заседание е записано. По правило тази информация е посочена в заглавието на документа. Тук типът на документа "Протокол" се променя на "Извлечение от протокола". В някои случаи надписът „Изявление“е даден в горния десен ъгъл на документа.
Освен това, за да се запази законната сила на оригинала, извлечението от протокола трябва да съдържа информация:
- дата, място и час на срещата;
- информация за наличието на кворум за вземане на решения;
- информация за лицето, изпълняващо функциите на председател;
- информация за лицето, изпълняващо функциите на секретар.
Дневният ред на събранието се свежда до конкретен въпрос, за който се изготвя извлечение. По същия начин от документа са изключени всички фрагменти, свързани с обсъждането на въпроси на трети страни.
Разглеждането на въпроса от дневния ред, по който се изготвя извлечението, се дава точно със серийния номер, формулировката, хода на дискусията и взетите решения.
В края извлечението се подписва от председателя и се заверява от печата. Следва реквизитът, потвърждаващ автентичността му "Изявлението е вярно" ("Правилно") и се поставя подписът на секретаря с дешифриране.
Оригиналният извлечение от протокола е номериран, зашит и заверен от печата и подписа на упълномощено лице.
