Нуждаете се спешно от документ, но не помните къде сте го сложили? Внесете ред в офисния си живот, подредете всичко в номерирани папки - това ще улесни работата ви.
Подреждаме нещата във вестниците
Ако има малко документи и те се отнасят до една област на приложение, те трябва да бъдат поставени на едно място, за предпочитане в папка. Но като правило една папка не е достатъчна, трябва да има няколко от тях. Например папка с учредителните документи на фирма, за писма, за договори с доставчици и т.н.
С разширяването на предприятието броят на папките се увеличава. Може да се наложи не един, а няколко рафта за тях. И тогава се появяват служители, които ще имат собствен поток от документи и папки. Тоест първото правило за реда е разпределението на документите в тематични папки, които трябва да са на рафт.
Сега индустрията произвежда хоризонтални и вертикални тави. Те са много практични, заемат малко място, пасват добре на масата и правят възможно разполагането на всички основни и често използвани документи под ръка, без да се изисква закупуване на нови мебели.
Регистър
Ако има много документи, можете да направите специален регистър (дневник за регистрация) за тях или няколко. Например дневници на входяща и изходяща документация. Те съдържат датата на регистрация и входящия (изходящия) номер на документа, краткото му съдържание и / или име и къде е изпратен документът (на кой отдел, на кой служител е предаден, в коя папка е поставен и т.н.).
За част или всички папки, ако има много документи и много подобни папки (в смисъла), може да ви е необходим регистър на документи във всяка папка, т.е. списък с тях, който е вложен или по някакъв начин прикачен в средата на папката. На всеки документ може да бъде присвоен номер (ако не е бил там преди) или да дадете свой собствен. Тогава няма да е необходимо да прелиствате всички документи, а просто погледнете списъка им и след това вземете необходимия номер.
Поставете документи в подходящите папки, тави и рафтове, стартирайте ги навреме и ще намерите всичко бързо и лесно.
Поддържане на работното място подредено
Работното място трябва да се поддържа в ред. Опитайте се да почиствате масата си ежедневно или поне веднъж на няколко дни. Можете да оставите необходимите документи на масата, да приберете останалите в папки, на подноси и рафтове и ако сте ги взели от някого, след това ги върнете. Само ако го дадете, по-добре е да запомните добре кой или дори да го запишете.
И накрая. Човек, чиито документи са винаги на място, лесно се намират и внасят навреме, винаги в добро реноме на властите. Пожелаваме ви това от все сърце.
