Всеки ден в предприятието се издават голям брой поръчки. Често е необходимо ангажираните работници да бъдат запознати с тях. Например заповедите за персонала се съставят на стандартизирани формуляри, които имат ред „Запознат“. Пренебрегването на това изискване може да доведе до нежелани последици, до съдебно производство и отмяна на издадената заповед.
Инструкции
Етап 1
Решете кой е отговорен за запознаването в предприятието. Най-често това е служител в отдела за управление на персонала и секретар или служител. Първият запознава работниците с поръчки за персонал. Това са заповеди за приемане, прехвърляне, преместване, отпуск, повишаване и събиране и др. Това трябва да стане в рамките на 3 работни дни. Под подпис на мениджъра се прави запис на запознаване: поставя се личен подпис на служителя, датата на запознаване.
Стъпка 2
Секретарят запознава служителите със заповедите за основните дейности на предприятието. Така например, необходимо е да се запознаят участващите работници със заповеди за създаване на различни комисии, за извършване на инспекции, за въвеждане на нови разпоредби и др. Ако голям брой лица подлежат на запознаване, е разрешено съставете го на отделен лист - приложение към заповедта. На него трябва да се посочи, че това е „Списък на запознаване със заповедта от 17.06.2009 №196“. Останалите изисквания са еднакви - подписът на запознатия служител и датата на запознаване.
Стъпка 3
Има ситуации, когато е трудно да се изпълни това изискване. Например, ако служителите работят и живеят на значително разстояние от администрацията на предприятието или служителят откаже да се запознае със заповедта, тя не може да бъде намерена за запознаване и т.н. И така, как да се измъкнем от ситуацията, ако структурна единица се намира в друга област? В този случай има нужда от дистанционни методи за предаване на информация. Това може да бъде електронна поща, факс или ведомствена експедиция. В този случай пряката отговорност за запознаване със заповедите пада върху плещите на ръководителите на отдалечени структурни подразделения.
Стъпка 4
В същия случай, когато служителят откаже да се запознае, се съставя акт за отказ за подписване в заповедта. В този случай трябва да бъдат изпълнени две предпоставки: служителят трябва да изрази отказа си категорично и в присъствието на няколко души; актът се подписва от най-малко трима свидетели. В поръчката се прави съответно вписване.
Стъпка 5
Най-трудният случай се случва, когато служител не ходи на работа, не отговаря на телефонни обаждания и отсъства от местоживеенето. Работодателят трябва да използва всяка възможност за намиране на служителя и незабавно да му изпрати уведомително писмо.
