Работодателят може да се запознае с графика на ваканциите на своите служители по няколко начина. Най-често кадровите служби издават специален лист за запознанство или попълват последната колона в самия документ.
Една от отговорностите на всеки работодател е своевременното запознаване на служителите с местните актове, които се издават във фирмата и са пряко свързани с тяхната дейност. Неизпълнението на това задължение може да доведе до административна отговорност, както и да създаде допълнителни проблеми в отношенията със служителите. Ето защо мениджърите и кадровите служби на предприятията запознават работниците с такива документи срещу подпис, което също е залегнало в трудовото законодателство. Един от местните актове от определения тип е графикът за почивка на служителя, за който могат да се използват два метода: съставяне на отделен лист за запознанство или събиране на подписи на служителите директно върху самия график.
Изготвяне на лист за запознаване със служителите
Създаването на отделен документ, наречен лист за запознанство, е универсален начин за предаване на информация за графика на ваканциите на служителите. Този тип известия се използват от повечето организации, а основната задача на листа за запознаване е да се получи писмено потвърждение от служителите, че са прочели документа. Ето защо този документ може да бъде съставен под всякаква форма, но той трябва да посочва подробности за графика на ваканциите за съответната календарна година, както и имената на служителите и да събира личните им подписи. Фамилиите и подписите обикновено се поставят под формата на таблица, което опростява организацията на процедурата за запознаване с местните актове.
Събиране на подписи на служители в графика за ваканция
Някои отдели по човешки ресурси предпочитат да събират подписи на служители за запознаване с графика на отпуските директно в този документ. Формата на графика за ваканция е унифицирана, но за целите на уведомяването на служителя често се използва последната непотърсена колона на този документ, която се нарича „Бележка“. Тъй като всички данни на всеки служител в графика, както и началните и крайните дати на ваканцията му през следващата календарна година в този местен акт вече са разделени на отделни редове, личният подпис в последната колона на съответния ред автоматично потвърждава факта, че служителят е запознат с документа. Този метод за предаване на информация не е забранен никъде, но се използва сравнително рядко.
