Ако даден служител по някаква причина не приеме предоставените му документи, е важно служителят по персонала да регистрира законосъобразно този факт. За това се включват свидетели и се съставя подходящ акт за отказ за получаване на документ.
Инструкции
Етап 1
В горната част на лист А4 в центъра на реда посочете пълното име на организацията в съответствие с Устава на предприятието. Ако компанията има одобрен формуляр за бланки за бизнес писма и документи, използвайте го, като копирате заглавката. Ако е необходимо, запишете юридическите и действителните адреси, телефон, факс, имейл.
Стъпка 2
На нов ред напишете името на писмото "Акт № _ за отказ за получаване на документи." Моля, посочете мястото и датата на съставяне по-долу: град, дата, месец и текуща година.
Стъпка 3
В текстовата част на акта запишете фамилията, инициалите и позицията на съставителя, а също така посочете информация за участващите свидетели. Тяхната роля могат да играят служители на службата за персонал или служители на звеното, в което е посочено лицето, което не приема документите. Изведете поне двама свидетели, за да изготвите протокола и за да избегнете неприятни производства пред Комисията за разрешаване на трудови спорове, изберете незаинтересовани и знаещи лица за ролята на свидетели.
Стъпка 4
Посочете датата на предаване на документа. Посочете времето и мястото на действие, ако е необходимо. Избройте името, номера, датата на издаване на документа, който служителят отказва да приеме. Посочете документите, които излагат изискванията за прехвърляне: заповеди, одобрени стандарти, инструкции, Устав на организацията и др. Отразявайте устните обяснения на служителя в декларацията за отказ. Ако той откаже да получи документа, без да обясни причините, направете подходящ запис за това.
Стъпка 5
Ако е необходимо, опишете по-нататъшни манипулации с документа, който е останал в ръцете на служителя по човешки ресурси: как и къде ще се съхранява копието, как ще бъде изпратено по пощата, който ще отговаря за по-нататъшното съхранение и евентуален пренос на трети страни.
Стъпка 6
Подпишете съставителя и свидетелите на компилацията. Дешифрирайте инициалите и заглавията. Ако служителят, който не приема документите, откаже да подпише този акт, направете бележка и го заверете с вашия подпис и подписа на свидетели.
