Провежда се инвентарна проверка, за да се установи как счетоводните данни съответстват на действителното състояние на нещата. Помага да се установят недостатъци и неточности при воденето на записи на обекти. Има редица правила и разпоредби, които трябва да се спазват, за да се направи инвентаризация.
Правила за инвентаризация
Инвентаризацията трябва да се извърши непременно в следните случаи:
- преди предстоящата подготовка на годишни отчети;
- при смяна на финансово отговорни лица;
- когато фирмата се реорганизира;
- в случай на природно бедствие, пожар и др.;
- при разкриване на фактите за увреждане на имущество или кражба.
Инвентаризацията се извършва със задължителното присъствие на финансово отговорни лица. Преди началото на инвентаризацията те трябва да предоставят квитанции, че всички входящи материални активи са записани, документите за разход и разписка са изпратени в счетоводството, оттеглените материални активи са отписани. Преди да започнете инвентаризацията на дълготрайните активи, препоръчително е да проверите счетоводните документи. Това могат да бъдат описи, инвентарни книги и други регистри. Документите за дълготрайни активи и технически паспорти на оборудването също се проверяват.
Грешките при поддържане на счетоводните документи, идентифицирани по време на инвентаризацията, са включени в инвентарния списък. В него се отразява и информация за обекти, които не са регистрирани. За сградите се посочва тяхното предназначение, броят на етажите, годината на построяване, основните материали, от които са построени. На мостове - размери, местоположение, използвани материали. По пътищата - техният вид, дължина, ширина на пътя и материалът на настилката. Според действителното техническо състояние се определя амортизацията на дълготрайните активи, тези данни също се вписват в инвентарния списък. Ако дълготраен актив се преобразува, възстановява и във връзка с това е променил основното си предназначение, такъв обект се включва в инвентара с ново име.
Съставен е отделен опис за дълготрайни активи, които не могат да бъдат използвани и възстановени за полезна употреба. Такъв инвентар посочва времето, когато обектът е бил пуснат в експлоатация, и причините, поради които той е станал неизползваем - пълно износване, повреди и т.н. Друг опис се съставя за дълготрайни активи, които са отдадени под наем от организацията и са в ареста. След това се извършва инвентаризация на материални активи, които не са дълготрайни активи. Това могат да бъдат консумативи, стоки за продажба и т.н.
Повторно предаване и недостатъчно предаване
Материалните активи, които не са отразени в регистрите и са открити по време на одита, се вписват в инвентарния списък по текущата пазарна стойност. Върху тях се съставя кредитен фиш и се вземат предвид други доходи.
Ако някои материални стойности не са достатъчни, фактът на повредата се записва. Тя може да бъде отразена по два начина:
- ако виновното лице не бъде идентифицирано - в неоперативни разходи;
- ако виновният е идентифициран, също в неоперативни разходи, но с едновременно отразяване на върнатия недостиг.
