Бизнес писмо се използва в компаниите при комуникация с партньори, доставчици, служители, клиенти. Този документ играе важна роля за създаването на положителен имидж на компанията. Ето защо е необходимо да съставите делово писмо правилно, компетентно, ясно, както и просто и лесно. То трябва да бъде информативно и да преследва целта, която организацията трябва да постигне от получателя. За да разберете какво е бизнес писмо, трябва да разгледате по-отблизо неговата структура.
В десния ъгъл на вашето бизнес писмо поставете фирменото лого. Ако компанията го няма, напишете името на организацията, както и нейния юридически адрес и задължителни данни, които по правило се съдържат в печата. Това са TIN, KPP, разплащателна сметка, кореспондентска сметка, BIK и друга информация за сметката и банката, в която е открита.
След фирменото лого и печат въведете личните данни на получателя, ако бизнес писмото е изпратено до конкретно лице. Когато документът е адресиран до компанията, напишете неговото име, адрес на местонахождението.
В средата на листа трябва да напишете апел до получателя. Ако писмото е адресирано до конкретно лице, напишете например така: "Уважаеми Петър Ефремович!" Когато се изпрати писмо до компания, е възможна следната опция: "Уважаеми партньори!" Моля, обърнете внимание, че когато се обръщате към адресата, думите не могат да бъдат съкращавани. Ако писмото е лично, можете да го напишете така: "Уважаеми Юрий Албертович!"
В тялото на бизнес писмо първо напишете събитията, които са предизвикали определена ситуация. След това посочете целта на писмото. Обмислете внимателно тази част от документа. Ясно, кратко, на достъпен език, напишете иск, покана, молба, оферта, отговор, поздравление, молба или друга цел, която Ви е подтикнала да напишете писмото.
След това обобщете служебното писмо, т.е. напишете резултата, който искате да получите от адресата. Ако например поканите партньора си на презентация на стоки, тогава трябва да посочите следното: „Надяваме се да посетите изложбата, изберете правилния продукт“.
В някои случаи към бизнес писмото са приложени документи. Ако поканите например партньора си на изложба, не забравяйте да представите на получателя покана за това събитие.
Попълнете правилно вашето бизнес писмо. Общоприето е, че трябва да напишете думите: „Искрено …“, а след това да посочите личните данни и контактите на лицето, от чието име е съставен документът.
