В хода на производствената си дейност всяко предприятие създава много документи, които трябва да се съхраняват за някои, а понякога и доста дълго време. Именно за това е необходима организацията на архива.
Инструкции
Етап 1
Създайте необходимите условия за съхраняване на документи в архива. На първо място, помещението трябва да бъде защитено от прякото въздействие на слънчевата светлина, нивото на влажност на въздуха не трябва да надвишава допустимото ниво, а достъпът до неоторизирани лица също трябва да бъде затворен.
Стъпка 2
Моля, имайте предвид, че съгласно изискванията за помещенията на архива, неговото поставяне не се допуска в дървени сгради, порутени сгради, сгради с влажни основи, тавани или мазета. В същото време помещенията, предназначени за съхранение на различни архивни документи в адаптираната сграда, трябва да бъдат изолирани от останалите помещения, които се намират в тази сграда. Също така не е разрешено архивът да се помещава в помещенията на сградата, които са заети от обществено хранене, организации, които съхраняват химически или пожароопасни вещества, складове за храни.
Стъпка 3
Намерете архива на организацията в сграда, пригодена или специално построена за съхраняване на записи. Помещението трябва да бъде отстранено от опасни предмети в съответствие с пожарната безопасност. Те например включват паркинги, бензиностанции, гаражи. Също така, не трябва да има предмети, които замърсяват въздуха в близост до помещенията на архива на предприятието.
Стъпка 4
Когато избирате помещение, подходящо за организиране на архив, вземете предвид, че за нормалната работа на архива са необходими няколко отделни помещения: архивно съхранение; стая за получаване на документи; помещения за използване на съхранени документи; работна стая за служители в архива.
Стъпка 5
Преместете архивното хранилище далеч от лабораторни, битови и производствени помещения. В същото време обърнете внимание, че той няма общи вентилационни канали с тях и е отделен от съседните помещения, като се използват огнеупорни стени и тавани с граница на пожароустойчивост най-малко два часа. Също така в архивната стая е изключено полагането на канализационни и водопроводни тръби.
Стъпка 6
Съставете за организация на съхранението "Правилник за съхранение на документи" и го одобрете с ръководителя. Освен това със заповед на ръководителя трябва да бъде назначено лице, което ще отговаря за архива. Също така се създава специална експертна комисия, която периодично ще извършва проверка на документите за съответствие с техните срокове на съхранение.
