Правилното съхранение на документи е важен елемент от работата в офиса. Преди да изпратите документите в архива, те трябва да бъдат мигани. За да направите това, трябва да знаете основните правила за архивиране на дела.
Необходимо е
- - шило;
- - игла;
- - сурова нишка;
- - лепило.
Инструкции
Етап 1
Номерирайте всички листове с помощта на черен оловен молив. Номерът се поставя в горния десен ъгъл. Поставете документите в хронологичен ред, започвайки с най-стария. Ако има пликове с прикачени документи, трябва да номерирате плика и след това всеки документ в него.
Стъпка 2
Отстранете всички кламери и други метални части. Ако документът ви няма поле за подаване, залепете върху него лист хартия. Подгответе всички хартии за зашиване, като поставите четирите пробиви и ги поставите в картонената корица.
Стъпка 3
Сноповете документи трябва да бъдат затегнати със скоба, пробити с шило или пробити със специално устройство за зашиване на документи. Без да премахвате скобите, зашийте хартиите с дълга игла, като използвате груб конец, канап или лента.
Стъпка 4
За правилното шиене е необходимо да прекарате иглата от задната страна във втория поред отвор, да прекарате иглата по задната страна и да се върнете отново във втория отвор. След това иглата трябва да бъде изведена към предната страна и втората дупка трябва да бъде зашита, но вече отгоре. Конецът се изтегля отзад и двата му края са фиксирани, така че опашките на конеца да могат да бъдат запечатани с хартия (проследяваща хартия).
Стъпка 5
Печатът на организацията се поставя върху хартията, залепена за нишките, и служители (директор, главен счетоводител) също се подписват. Върху картонената корица е залепен опис на документи, които се подават в пакет. В него трябва да се посочи името на организацията и нейното структурно звено, да се посочи датата, да се посочи периодът на съхранение на документите и архивният код, ако е приет във вашата организация.
