Срещите са съществен елемент от бизнес живота. Това е инструмент за наблюдение, определяне на целите на управлението и прилагане на обратна връзка. На срещата се правят доклади и се дава информация за текущото състояние на нещата. Неговите участници имат възможност да се консултират помежду си и в крайна сметка да вземат решенията, необходими за успешното изпълнение на възложените задачи.
Инструкции
Етап 1
Определете целта на срещата. Неговите участници могат да се съберат, например, за да извършат предварителен обмен на мнения, да изслушат доклад за състоянието на нещата, да подготвят препоръки за решаване на всякакви проблеми или да приемат тези въпроси. Темата на срещата трябва да представлява интерес за всеки участник в срещата.
Стъпка 2
Направете дневен ред на срещата. В него посочете списък с въпроси, които трябва да бъдат изслушани и обсъдени по време на него. Трябва да се обсъждат само тези въпроси, които не могат да бъдат разрешени в работен ред. Изпратете предварителния дневен ред на събранието до всички участници и изслушайте техните желания и коментари по темата и дневния ред на събранието. Коригирайте дневния ред, като вземете предвид изразените желания.
Стъпка 3
Решете мястото, времето и режима на срещата. Определете лектори и координатори за всяка точка от дневния ред. Помолете водещите да представят своите резюмета предварително. Определете графика на срещата, посочете времето, отделено за обсъждане на всеки въпрос. Изпратете крайния дневен ред и дневен ред на всеки участник.
Стъпка 4
Ако е необходимо, изпратете на участниците резюметата на докладите, които ще бъдат представени на срещата, проектите за решения, които трябва да бъдат взети, информационни бележки и аналитични материали.
Стъпка 5
Помислете за въпроса как най-добре да разположите участниците в срещата, за да намалите възможността от конфликтни ситуации до минимум. Психолозите забелязват, че по-често хората, които седят един срещу друг, влизат в конфликти и спорове, по-рядко тези, които седят един до друг. Помислете за този фактор.
Стъпка 6
Определете председател, който ще може да проведе срещата, така че всички въпроси да бъдат решени по оптимален начин и в най-кратки срокове. За целта той трябва да предостави конструктивни решения от всеки участник в срещата и да направи дискусията делова.
Стъпка 7
Осигурете строг ред за изпълнение на програмата на срещата и тя ще бъде доста успешна и взетите на нея решения ще бъдат ефективни.
