Административната работа се извършва частично от всички мениджъри от всякакво ниво, но ако организацията е достатъчно голяма, нейната щатна маса задължително ще включва административни длъжности. Служителите, които запълват тези свободни места, ще изпълняват основната част от административните задължения. Основната им част са диспечерски и комуникационни функции.
Административни длъжности във фирмата
Всяко действащо предприятие прилича на жив организъм, чието нормално функциониране се осигурява от постоянно поддържани връзки с други юридически лица. Това са бизнес партньори, клиенти, доставчици, регулаторни и ръководни органи, както и много други организации и лица.
Основната задача на хората, ангажирани с административна работа, е да осигурят планираната и безпроблемна работа на предприятието, включително чрез своевременно подаване на оперативна информация и докладване на управленските решения от ръководството на изпълнителите.
В зависимост от вида дейност, която е основна за дадено предприятие, неговата структура и брой, основните административни длъжности включват: рецепционист, секретар, секретар-асистент, офис мениджър, бизнес асистент, чиновник, телефонен оператор, личен асистент на ръководител, преводач, ръководител на офиса / секретариата.
Може да се отбележи, че висококвалифицираните администратори се оценяват от работодателите на ниво среден мениджър: логистика, счетоводител, мениджър на акаунти. Нивото на заплатите им започва от 50 хиляди рубли.
Какво е необходимо, за да бъдеш добър администратор
Работодателите имат доста високи изисквания към кандидатите за административни длъжности. Кандидатът трябва да има висше образование и опит в бранша. Все по-често знанията на един или няколко чужди езика се означават като очарователни условия, а познаването на компютър и офис програми, офис оборудване и мини-автоматична телефонна централа вече дори не се споменава като нещо естествено.
Човек, който иска да се занимава с административна работа, също трябва да има специфични черти на характера. Винаги ще бъдат търсени хора, които са инициативни, компетентни, имат гъвкав интелект, широки перспективи и системен подход към работата, които са в състояние да вземат информирани оперативни решения.
Тъй като административните длъжности предполагат и комуникативни функции, компетентната реч, способността да се намери общ език с хората и логично да се изразяват техните мисли, познаването на бизнес етикета и дори добрият външен вид ще станат важни качества при кандидатстване за работа, което е особено важно за рецепционистите и секретари, които са лицето на компанията.
