Документите, постъпващи в организацията, подлежат на счетоводство. Обикновено регистрирането на входящи писма е задача на офиса, но в малки екипи тази отговорност често се възлага на секретаря. Методът за обработка на кореспонденция, като правило, е подробно описан във вътрешните инструкции за работа в офиса. Ако отсъства, при обработката на нови документи трябва да се придържате към определен ред от действия.
Необходимо
- - дневник за регистрация на входяща кореспонденция;
- - печат "Входящо писмо".
Инструкции
Етап 1
Приемете и сортирайте входящата кореспонденция. Трябва да се отворят всички писма, с изключение на тези със специална маркировка, например „Лично на мениджъра“или „Поверително“и т.н. Не бързайте да изхвърляте плика, първо проверете дали в текста е посочен адресът за връщане. Регистрацията не изисква счетоводни документи (фактури, фактури), поздравления, рекламни материали.
Стъпка 2
Въведете информация за получените писма в дневника на входящата кореспонденция. Тя може да бъде електронна или традиционна (хартиена). Когато попълвате електронни формуляри, следвайте препоръките на разработчиците на програмата. Компютърните системи улесняват канцеларската работа, помагат за бързото намиране на необходимата информация. При тях обаче е важно унифицирането, стриктното спазване на правилата за въвеждане на информация, в противен случай документът може да се загуби в базата данни.
Стъпка 3
Купете традиционен дневник в печатница или го подредете сами в тетрадка А4. Основното изискване за него е лекота на търсене, яснота и точност на попълване. Удобно е да се води дневник под формата на таблица със следните колони: 1. Дата на Регистрация. Обмислете входящите писма в деня на получаване и вечер ги изпратете на мениджъра за разглеждане, освен ако организацията е приела различна процедура; Регистрационен номер. Този атрибут на документа се състои от номера на преписката „Входящи документи“(съгласно одобрената номенклатура на делата на организацията) и серийния номер (от началото на календарната година) на полученото писмо. Например "No. 01-12-273", където 01-12 е номенклатурният номер на делото, 273 е уникалният номер на писмото. 1. Цялата получена кореспонденция се регистрира веднъж, независимо от броя на получените по-късно копия, включително електронни; Авторът на писмото (организация, физическо лице), например "Vstrecha LLC" или "Регионална администрация, заместник-ръководител V. S. Сидоров" и др. 4. Темата на документа. Можете да попълните тази колона с информация от заглавието на писмото или накратко да формулирате основната идея, след като я прочетете. Пишете по такъв начин, че по-късно лесно да запомните за кой документ става въпрос и да го обясните на колегите си. Например „За сключване на договор за транспортни услуги“или „За предоставяне на информация за данъка върху доходите преди 12.12.2011 г.“и др.; 5. Изпълнител. Попълнете полето след получаване на визата на мениджъра. Въведете името на лицето, което ще подготви отговора. Забележете датата на падежа тук. Маркирайте или подчертайте датата на отговор на спешното писмо.6. Бележки. Тук можете да направите бележки за изпълнението на заповедта на мениджъра, или да посочите наличието на важни прикачени файлове към писмото, или да маркирате броя на копията, които служителите имат на работа.
Стъпка 4
Попълнете таблицата, както сметнете за добре. Например, страхувайки се за безопасността на документите, изберете квадратчето за подпис на изпълнителя, когато получавате писмото. Не претоварвайте обаче дневника и себе си с твърде подробни записи. Документът съдържа цялата необходима информация, регистрационните формуляри само помагат да се проследи етапът на работа по него.
Стъпка 5
Поставете специален печат върху всички букви, който посочва вида на кореспонденцията - „Входяща“. Отпечатването трябва да е в долния десен ъгъл на първата страница на документа. Уверете се, че отпечатъкът не припокрива текста. Въведете ръчно серийния номер и датата на получаване в реда за печат.
