Ако искате да изпратите писмо не до един човек, а до няколко членове на вашия работен екип, съдържанието на писмото трябва да се различава малко от обичайното. Също така, не забравяйте да спазвате правилата на деловата кореспонденция.
Инструкции
Етап 1
Направете списък с колеги, които искате да включите във вашия пощенски списък. Проверете дали всички адресати имат отношение към текущия брой. И обратно, можете да пропуснете човек, който трябва да бъде информиран за нещо с писмото си. Проучете кръга от заинтересовани страни. Решете кой колега ще поставите в полето „Адресат“и кой в полето „Копия“. Обикновено директните изпълнители се записват в колоната „Адресат“, а тези, които контролират процеса или участват в него индиректно, както и са просто заинтересован служител, в полето „Копиране“.
Стъпка 2
Помислете как да организирате имената на получателите. За вас ще бъде много по-лесно, ако вашата компания има конкретни установени правила в това отношение. В противен случай редът им може да бъде определен по различни начини. Например, поставете техните фамилни имена по азбучен ред. Може да се използва принципът на старшинството. По-добре да намерите писмо от секретаря, адресирано до няколко получатели, и да видите как го прави. Най-вероятно това е неизказаният стандарт на вашата компания.
Стъпка 3
Посочете темата на съобщението. Той трябва да отразява накратко съдържанието му. След това отидете до тялото на писмото. Спазвайте правилата на деловата кореспонденция. Поздравете учтиво екипа и преминете към темата.
Стъпка 4
Пишете само по случая. Не пропускайте важни подробности, но не разреждайте и „водата“. Оценявайте времето на колегите си. Ако, за да разберете по-добре същността на вашето съобщение, трябва да сте наясно с друга кореспонденция, поставете кавички в долната част на писмото. Не забравяйте да се сбогувате и да пожелаете на всички продуктивен ден на работа.
