Процедурата за издаване на заповеди за предприятието се установява от инструкциите за работа в офиса. В същото време счетоводството и съхраняването на тези документи се води в специална книга за регистрация на поръчки, която трябва да присъства във всяка организация.
Инструкции
Етап 1
Създайте регистър на поръчките. В големите предприятия това се прави от отделен служител; малките компании назначават отговорно лице за тези цели. Можете да използвате както одобрения формуляр на регистрационната книга, така и разработен самостоятелно.
Стъпка 2
Създайте корицата на дневника на поръчките. Той трябва да бъде направен от плътен материал, така че листовете за поръчка да не се набръчкват по време на съхранение. Трябва да се отбележи, че тези документи трябва да се съхраняват в предприятието най-малко 5 години.
Стъпка 3
На корицата напишете името на фирмата, заглавието на книгата и периода. В зависимост от честотата на издаване на поръчки в организацията, регистрационният дневник може да бъде изчислен за месец, тримесечие или година. Обратната страна на корицата съдържа информация за лицето, отговорно за поддържането и съхраняването на документа.
Стъпка 4
Изберете един от начините за съхраняване на поръчки в регистрационната книга. Те могат да бъдат залепени в книга или вмъкнати със свързващо вещество. Вторият вариант е за предпочитане в случай, че трябва да получите една от поръчките и да направите копие от нея. Всички поръчки трябва да бъдат подредени в хронологичен ред. Някои фирми оставят резервни номера, които може да са необходими за обработка на поръчките със задна дата. Този метод обаче е незаконен, така че не трябва да го злоупотребявате.
Стъпка 5
Разработете общ формуляр за корпоративни поръчки. По правило това е бланка, в горната част на която има предварително подготвени подробности за предприятието: име, адрес и информация за регистрация.
Стъпка 6
Издайте поръчката. Въведете номера и датата на съставяне. След това измислете заглавие, което трябва да отговори накратко на въпроса "за какво?" Основният текст се състои от изложение на основата на заповедта и административната част. В края се поставя подписът на ръководителя или друго упълномощено лице.
Стъпка 7
След това поръчката се съставя в книгата за регистрация на поръчките. Ако документът засяга служителите на предприятието, например, образува се комисия, тогава тези лица трябва да отбележат, че са прочели заповедта и са поставили подписа си.
