Всяко предприятие сключва договори (труд, доставка, покупка на стоки). Като правило те се съхраняват в архиви. За удобство при използването на тези документи, както и за отстраняване на причината за загубата им, те се записват. Създава се специален дневник, в който се записват подробности за договорите, допълнителни споразумения към тях и се установява и хронологията на тяхното движение.
Необходимо е
- - дневник за отчитане на договори на хартиен носител;
- - софтуерен продукт за отчитане на договори;
- - фирмени документи.
Инструкции
Етап 1
Няма унифициран формуляр за документа за отчитане на договорите. Но можете да го разработите сами или да закупите специален софтуерен продукт, предназначен да съхранява информация за договори. Но първата опция е безплатна, спрете дотук, ако не се нуждаете от допълнителни разходи.
Стъпка 2
Напишете името на документа на заглавната страница на счетоводния дневник на договора. Моля, въведете името на вашата компания. Ако компанията е достатъчно голяма, препоръчително е да има отделно списание за всяка структурна единица. В този случай напишете името на отдела. Въведете датата на подаване на документа, лични данни, длъжността на лицето, отговорно за воденето на дневника. По правило това е служител по персонала, който съставя договори с персонал, служител на правния отдел, който се занимава с поддържане на договори с контрагенти.
Стъпка 3
Напишете името на документа на заглавната страница на счетоводния дневник на договора. Моля, въведете името на вашата компания. Ако компанията е достатъчно голяма, препоръчително е да имате отделно списание за всяка структурна единица. В този случай напишете името на отдела. Въведете датата на подаване на документа, лични данни, длъжността на лицето, отговорно за воденето на дневника. По правило това е служител по персонала, който съставя договори с персонал, служител от правния отдел, който се занимава с поддържане на договори с контрагенти.
Стъпка 4
Направете осем графики с помощта на електронна таблица. Печат на хартия. В първата колона на дневника въведете серийния номер на договора, във втората - номера на документа, присвоен му при сключването. В третата и четвъртата колона на счетоводния дневник на договора напишете началната дата, датата на изтичане на документа. В петата колона посочете предмета на договора. Например за доставка на компоненти.
Стъпка 5
В шестата колона въведете името на контрагента (доставчик, купувач), служител (когато се вземат предвид трудовите договори с персонала). В седмата колона на дневника напишете в коя папка се намира договорът (като правило на папките се присвоява номер в архивите), посочете местоположението на папката. В осмата колона поставете подписа на лицето, отговорно за съхранението на документи (като посочите неговото фамилно име, инициали). Когато сменяте служител, съставете акт за прехвърляне на договори, дневник за тяхното счетоводство.
Стъпка 6
Ако ви се струва неудобно да следите ръчно договорите, поръчайте разработка на софтуерен продукт или си купете готова програма. Може да струва малко пари, но в електронна форма такова списание има някои предимства. Например, когато регистрирате договор, можете да посочите пътя към документ на компютър.
