В хода на икономическата дейност ръководителите на компании сключват много различни договори с доставчици и купувачи. За да могат да проследят продължителността на тези разпоредби, някои организации използват така наречените регистри на договори. По принцип понятието "регистър" означава определен дневник за регистрация на входящи и изходящи документи. Как да създам такава база данни?
Инструкции
Етап 1
Първо, трябва да решите каква информация искате да видите в системния регистър, тоест да подчертаете най-важните критерии за себе си. След това в дневник, който може да се направи както в Excel, така и с помощта на обикновен бележник (за предпочитане формат А4), направете таблица.
Стъпка 2
Ако сте се спрели на втория метод, първо съставете заглавната страница. Напишете върху него данните за организацията, тоест INN, KPP, OKATO, юридически адрес и ръководителя на организацията. В средата напишете „Регистър на договорите за (посочете периода)“.
Стъпка 3
След това на следващия лист направете таблица, състояща се от шест колони. В първата колона посочете номера на договора, сключен с контрагента, във втората - датата на нормативния правен документ, а в третата - датата на изтичането му.
Стъпка 4
След това посочете името на контрагента, изпълнителя и предмета на договора, например разработването на счетоводни програми. По желание можете да посочите сумата на договора, дали има допълнително споразумение и други условия. По правило договорите се сключват в хронологичен ред. След края на периода е препоръчително да мигате, номерирате и подписвате документа с ръководителя на организацията. След това предайте системния регистър на архива.
Стъпка 5
Също така за съставяне на регистри можете да използвате специално разработена програма, която се нарича „Регистър на договорите“. Тя ви позволява да проследявате плащанията по договори, датата на изтичане на валидността на тези документи, както и да водите записи на платените суми. Програмата автоматично генерира списъци, които след изтичане на периода можете да отпечатате на хартия.
Стъпка 6
Можете да се спрете на третия метод, тоест с помощта на програмата Excel. Колоните в таблицата могат да имат приблизително съдържание, както при използването на първия метод. В края на периода отпечатайте регистъра и го дайте на главния счетоводител за подпис.
