Търговското предложение, описание на услугите и възможностите за сътрудничество остава популярен рекламен инструмент при комуникация с потенциални партньори. Сътрудничеството с една компания означава отказ за всички останали - и е важно да напишете писмо правилно, за да не загубите обещаващи контакти
Защо офертата се отхвърля?
Като правило търговското предложение е първият етап на преговори: клиентът все още не е решил с кого ще работи, доставчиците или изпълнителите очакват неговото решение и се опитват да привлекат вниманието към себе си. Търговските оферти се изпращат в десетки - това е възможност да се покажете в най-добрата светлина, да опишете всичките си възможности и да създадете добро впечатление на потенциален партньор. Веднага след като решението бъде взето, всички получени предложения се изпращат в папката с потенциални контакти, в случай че се наложи да смените изпълнителя - и в тази ситуация е важно правилно да се състави писмо за отказ, като същевременно се запази възможността за повторно контакт.
Етика на отказа
В писмо с отказ е важно да покажете уважение към събеседника - предложението му беше достойно, той прекарваше време в обсъждане на детайлите, макар и не увенчан със сключването на споразумение, и очаква решение от вас, дори отрицателно.
Отказът се прави на бланката на компанията в електронен или хартиен вид, в зависимост от ситуацията. Стандартите за бизнес комуникация изискват посоченият предмет да бъде неутрален, без отрицателен - фразите „Отговор на вашето предложение“, „За сътрудничеството“, „За работата“са подходящи. Изберете темата, която адресатът е използвал в писмото си. Нежелателно е да се използват теми за автоматичен отговор за имейли, например „RE: Търговска оферта“, така че да няма чувство на невнимание към адресата.
Няма нищо ново в обръщението към събеседника за този вид писма - препоръчително е да използвате името и бащиното име, ако ги знаете, с добавянето на думата „Уважаеми“. В края на обжалването се поставя удивителен знак или запетая, в зависимост от стандартите за формообразуване на вашата компания. Друг важен елемент от писмения отказ е връзка към оферта, която е дошла при вас и на която всъщност отказвате. По-добре е да вмъкнете линка в началото на писмото, веднага след заявката - „В отговор на вашето искане от 08/06/12 …“, „Към търговската оферта от 9 май …“.
Наложително е да се изрази съжаление за отказа. Ако към писмото са приложени документи или информационни материали с търговска оферта, посочете, че сте ги получили и сте се запознали с тях - например „Благодаря за подробно представяне, нашите специалисти са прочели предоставената информация, но, за съжаление, ние са принудени да откажат вашите услуги . Не забравяйте да посочите причината за отказа, ако сте упълномощени да го направите - например, ако офертата не отговаря на условията на офертата. Изборът на по-изгодна оферта като причина за отказ традиционно не се изразява.
