Въпреки изобилието от комуникационни канали, електронната поща остава най-надеждната за бизнес контакти. Очевидният му недостатък преди вербален контакт е, че получателят може просто да игнорира писмото. За да не пишете в празнотата, е важно да знаете правилата за бизнес кореспонденция по имейл.
Темата е главата
Ефективността на електронната бизнес кореспонденция до голяма степен зависи от правилната тема. След като прелисти списъка с изпратени съобщения, получателят вероятно ще остави писмо без тема в самия край на работния ден, отдавайки предпочитание на по-важни заглавия.
Темата във формата "от Александър", "за Виталий" и други абстрактни заглавки са подходящи само ако получателят чака писмо и в скорошен разговор е бил информиран за предстоящото изпращане на важна информация. За всички останали случаи подобни теми са жалко. Те не отразяват причината за обжалването, същността на писмото и важността.
Добре дефинираното изречение от 2-4 думи се счита за добра тема. Например: "Проект на доклад за одобрение", "Търговско предложение от LLC" Business-Trade "," За доставка на шисти "," Шифер. Предложение за разглеждане ".
Независимо от целта на жалбата, авторът на писмото трябва да внимава да привлече вниманието. И така, отбелязва "Спешно!", "Директор лично", "Важно!" трябва да се посочва в темата само в случаите, когато съобщението наистина има изключителна степен на значимост, и не само за подателя, но и за получателя. Ако всяко писмо от едно и също лице за контакт е придружено от неоправдани признаци на внимание, получателят ще спре да им отговаря и в краен случай ще ги изпрати в черния списък или ще ги пренасочи към подчинени.
Обжалване
Имейлът трябва да започва със съобщение. Задължително е да използвате пълното име на получателя и да ги напишете без грешки. Внимателният адресат, който е забелязал правописна грешка на негово име, със сигурност ще загуби доверие в автора на апела и интерес да продължи диалога.
За да предотвратите това, дори и при масово изпращане по пощата, не трябва да пренебрегвате корекцията на текста на мотивационното писмо, преди да го изпратите. Грешките най-често могат да се скрият в края на случая при адресиране, писане на сложни фамилни имена. Независимо от статуса на получателя, по-правилно е да кандидатствате по име и бащино име, ако те не са известни, тогава е допустимо да се използват традиционно неутрални конструкции: „Добър ден“, „Здравейте“. Ако авторът и получателят на писмото живеят в различни часови зони, се допуска следното обжалване: „Добър ден“, „Добър час“.
Оценявайте своето и чуждото време
Имейлът трябва да е кратък, ясен и без досадни или ненужни подробности. Това качество е особено важно в случаите, когато електронната кореспонденция служи като начало на бизнес сътрудничеството, а не неговото продължение.
В първия параграф на обжалването авторът трябва да се представи, ако кореспонденцията не е била проведена преди това или е била прекъсната отдавна. Оптималният дизайн за това е традиционната фраза: „Притеснявате се от Василий Кузнецов, служител на Business Trade. Бих искал да продължим разговора ни за разглеждане на предложението за доставка на канал”.
Освен това самата оферта трябва да бъде представена възможно най-кратко и като разширен източник на информация към писмото трябва да бъде приложена търговска оферта.
Всички пълни мисли в едно изречение трябва логично да бъдат разделени на параграфи, да се въвеждат списъци, да се използват подходящо подчертаване и подчертаване, което подобрява възприемането на информацията от читателя и намалява времето за потапяне в темата. Обикновено имейлът рядко съдържа повече от 3-5 абзаца.
Окончателна конструкция
Разумно е имейлите да завършват с бизнес сбогом в стила: „С най-добри пожелания, …“, „Искрено към вас, …“и др. Но с такива прощални думи като „Винаги ваши, …“, трябва да бъдете максимално внимателни, тъй като неформалният тон и прекомерното сближаване могат да бъдат двусмислени за получателя.
Подписът трябва да бъде придружен от данни за контакт. Важно е да посочите телефонни номера, факс, официалния уебсайт на представляваната организация, както и резервен имейл адрес, тъй като получателят вижда адреса за контакт в самото писмо.
Мислите, които се появяват в процеса на изготвяне на документ, не трябва да бъдат формализирани в послепис. Както знаете, такъв израз на закъснели идеи за писане е подходящ само в личната кореспонденция. А електронното въвеждане ви позволява да променяте текстовото съдържание на жалбата по всяко време. Използвайте в писмо P. S. може да бъде възприет негативно от получателя, който не без основание може да помисли, че адресатът е отделил време, за да включи хармонично допълнителна информация в писмото и е решил да се ограничи до бърз припис.
