Бизнес кореспонденцията има характеристики, които я отличават от личните съобщения. Официалният стил на общуване, обръщението по име и бащино име, спазването на правилата за правопис и пунктуация са в основата на правилното делово писмо.
Инструкции
Етап 1
По-добре е да започнете писмото с думите "Уважаеми (и) …". Ако трябва да се свържете с човек с по-висок ранг, не забравяйте да го направите по име и бащино име. Общувайки лесно в живота, трябва да поддържате официален тон в деловата кореспонденция. Ако изведнъж писмата стигнат до изпълнителния директор, той ще бъде неприятно изненадан да види поздрав като „Хей, брато“.
Стъпка 2
Когато се обръщате към един човек, напишете с главна буква: ти, ти, твоят, ти и т.н. Множеството препратки винаги са с малки букви.
Стъпка 3
Тонът на писмото трябва да бъде сериозен и дискретен. Не навлизайте задълбочено в подробно описание на работните процеси, пишете по същество. Не отнемайте ценното време на събеседника, като преразказвате подробностите, от които той не се нуждае.
Стъпка 4
Използвайте стандартни шрифтове и черен цвят, когато пишете. Текстът с цвят на дъга не е лесен за четене. Ако искате да подчертаете някаква фраза, напишете пред нея „Обръщам внимание, че …“.
Стъпка 5
Не използвайте емотикони. Те са от значение само в приятелска кореспонденция. За нея е по-добре да оставите хумористичен тон и жаргонни изрази („сапун“- имейл, „програмист“- програмист и др.)
Стъпка 6
Започнете писмото си, като посочите същността на проблема. Едва след това задайте всичките си въпроси.
Стъпка 7
Опитайте се да се побере в 1/3 лист А4 с дванадесети шрифт. Обемистите букви се четат трудно. Често не се четат до края или се пропускат цели параграфи. Ако трябва да пишете за много, разбийте информацията на няколко съобщения.
Стъпка 8
Най-добрият завършек за бизнес писмо „С най-добри пожелания, име и фамилия“. Ако комуникирате по имейл, не забравяйте да напишете подпис, който ще придружава всички писма. Би трябвало да има:
- фамилия, име, ако е необходимо - бащино име;
- позиция;
- Име на фирмата;
- адресът;
- телефон;
- допълнителна информация - лозунг, пожелание и др., ако е предоставена от фирмения стил.
Стъпка 9
Проверете пунктуацията и правописа. Ако не сте сигурни за запетаите, конструирайте изречението по различен начин или го разделете на две. По-добре е да замените подозрителна дума със синоним.
