Характеристиките на изграждането на конструктивен бизнес диалог зависят от ситуацията, в която се провежда, и целите, които са поставени пред вас. Във всеки случай трябва предварително да обмислите въпросите и отговорите към събеседника и още повече към одитора.
Инструкции
Етап 1
В днешно време одиторите са изключително редки, за да бъдат неочаквани. Най-често те предварително уведомяват за посещението си или дори имат график на пристиганията - седмично или месечно. Знаейки деня, в който ще пристигне чекът, подгответе предварително всички необходими документи и ги поставете в отделен файл.
Стъпка 2
Прелистете подготвените документи. Обърнете внимание на съмнителни места в тях. Те също могат да повдигат въпроси от одиторите. Повторете документите предварително или помислете какво точно ще отговорите. Запишете всички аргументи на лист хартия, предоставете им допълнителна информация.
Стъпка 3
Когато одиторът пристигне, попитайте от каква помощ се нуждае. Може да ви трябват канцеларски материали - хартия, химикал. Или компютър с достъп до интернет. Говорете учтиво и любезно. И вие, и той изпълнявате служебните си задължения, където няма място за емоции.
Стъпка 4
Попитайте одитора дали вашето присъствие е необходимо. Може би той може да го направи сам. При напускане не забравяйте да оставите телефонния си номер за връзка - мобилен и работен, за да може одиторът винаги да се свърже с вас.
Стъпка 5
Ако одиторът има въпроси, отговорете им ясно, без да се отклонявате от темата. Никой не се нуждае от излишни подробности. В допълнение, допълнителна информация може да предизвика нова проверка, която ще се проточи дълго време.
Стъпка 6
Когато говорите с одитора, обърнете внимание на въпросите, които той задава. Какво го интересува повече и какво поражда съмнения. Подгответе документи за следващото си посещение въз основа на получената информация.
Стъпка 7
Ако не можете да отговорите на въпроса на одитора, свържете се с вашия ръководител. Или поискайте време, за да подготвите информация. В никакъв случай не трябва да казвате „не знам“на одитора. Това може да създаде несигурност относно вашата компетентност.
Стъпка 8
В разговор се опитайте да не използвате конкретни термини, свързани например с производството, които може да не са познати на одитора. Или ги декодирайте веднага.
Стъпка 9
Останете спокойни и полезни и отговаряйте ясно на въпросите. Тогава ще изградите конструктивен диалог и ще създадете основа за доброжелателни взаимноизгодни отношения за бъдещето.
