Дневният ред е скелетът на среща или среща. Именно в него са заложени основните теми за дискусия и основните области на дискусия. Той установява реда на срещата, фокусира вниманието на участниците върху професионален разговор, не позволява дискусията да се превърне в хаотичен обмен на мнения.
Инструкции
Етап 1
Започнете да подготвяте дневния ред веднага след като ръководството е взело решение за датата и темата на срещата. Горещи по петите, ще ви бъде по-лесно да формулирате неговите точки. Освен това ще имате достатъчно време, за да коригирате първата опция, ако мениджърът иска да измени.
Стъпка 2
Откройте основните и второстепенните аспекти на темата на срещата. Не претоварвайте дневния ред с малки въпроси, които могат да бъдат решавани рутинно. Най-добрият вариант е да включите 1-2 важни точки, от обсъждането на които се интересува по-голямата част от екипа, и да оставите време за бързо разрешаване на по-маловажни въпроси, включително възникналите по време на срещата.
Стъпка 3
Формулирайте точките от дневния ред. Избягвайте двусмислени или двусмислени изречения. Направете точките от вашия дневен ред възможно най-конкретни. След като ги прочете, участникът в срещата трябва лесно да разбере същността на проблема и целта на неговото обсъждане. Ако имате някакви затруднения, потърсете помощ от специалист, който ще изнесе основна реч по тази тема.
Стъпка 4
Всеки елемент трябва да започва с предлога „за“или „за“: „По инициатива на отдела за продажби да се проведе почистващ ден“или „За преразпределението на функциите между маркетинговия отдел и пресслужбата“и др. Ако някой регулаторен документ бъде изнесен за обсъждане, клаузата може да звучи по следния начин: "За одобряване на Устава на предприятието" или "За изменения в длъжностните характеристики на персонала на секретариата" и др. За информативни въпроси, които не изискват дискусия, моля, дайте подходящо обяснение в скоби или разделени с двоеточие. Например „За перспективни области на издаването на книги: Доклад на заместник генералния директор за командировка на семинара“.
Стъпка 5
Структурирайте своя дневен ред. На практика има два начина за подреждане на въпроси: от най-важните до по-малко важни и от второстепенните до значимите. Всеки вариант има своите положителни аспекти. В първия случай основните въпроси се разглеждат в началото на срещата. Служителите са по-активни, умората още не ги засяга. Но обсъждането на първия въпрос може да се проточи, няма да остане време за решаване на незначителни, но важни проблеми. Ако срещата започне с по-малко важни точки, служителите постепенно се присъединяват към ритъма и до обявяването на основния въпрос те са напълно готови за конструктивен диалог.
Стъпка 6
Отпечатайте дневния ред според чиновническите изисквания на вашата организация. В допълнение към действителните въпроси за дискусия, посочете датата, часа, мястото на срещата, основните лектори, участници и поканени експерти. Одобрете документа с ръководителя на организацията. Ще прикачите оригиналния дневен ред по-късно към протокола от заседанието. Въз основа на одобрения дневен ред изгответе бюлетин или съобщения за служителите.
