Етикетът е многостранна концепция, има правила за поведение в обществото, на масата или на обществени места. Съществува и такова нещо като бизнес етикет, по-специално етикет за писане на бизнес. Репутацията на компанията до голяма степен зависи от това как се води кореспонденцията с клиенти, служители и партньори.
Общи правила за бизнес кореспонденция
Писмената реч е много различна от устната, особено деловата кореспонденция. Съвременните реалности са такива, че писането все по-често означава имейл съобщение, а не съобщение на хартия.
Когато става въпрос за бизнес преговори с партньори, относно всякакви съобщения, свързани с бизнес моменти, електронната поща е най-добрият вариант за прехвърляне на информация. Писането на покани, благодарности или поздравителни писма обаче се извършва на хартия.
Счита се за добра практика използването на качествена хартия и за предпочитане бланки с логото на организацията. По-добре е да доставяте важни писма или покани за специални събития чрез куриер или препоръчана поща. Посланието върху красива висококачествена хартия изглежда солидно и повишава рейтинга на компанията.
В деловата кореспонденция са важни коректността, грамотността и точността на съобщението. Не се допускат прекалена емоционалност, фамилиарност, обидни забележки, както и продължителността и неяснотата на изложението.
Важно е да структурирате текста, правилно да поставите ударения и препинателни знаци, така че получателят да е много ясен за какво точно става дума в писмото.
Що се отнася до стила на общуване, по-добре е да избягвате флоридни фрази, сложни изречения на много нива и ненужни думи. Изобилието от професионални клишета в деловата кореспонденция е допустимо.
За по-голяма яснота можете да добавите диаграми, диаграми или таблици към текста.
Неприемливо е да използвате емотикони и снимки в деловата кореспонденция. Не забравяйте да проверите текста за грешки и печатни грешки, преди да изпратите.
Правила за дизайн на бизнес писма
Добре написаното бизнес писмо трябва да има ясна структура. Няма единен стандарт, но има общи правила за проектиране.
Бизнес писмото се състои от заглавие, поздрав, съдържание (основа), сбогом, подпис и данни за изпращащата организация.
„Заглавната част“на писмото обикновено съдържа името на организацията, логото, адреса и контактите за комуникация (телефон, електронна поща, факс).
Също така, видът на дейността на компанията и имената на мениджърите могат да бъдат изписани в заглавката.
Капачката се отпечатва най-често в центъра на листа, понякога е позволено да се намира в горния ъгъл.
Реномирана компания трябва да има собствена бланка. Също така имейлите трябва да имат формуляри, това дава на организацията солидност.
В приветствената част можете да напишете „Добър ден“или „Здравейте“, ако съобщението не е от строг междуличностен характер. В ясно бизнес писмо, известие или друга бизнес документация ще бъде по-подходящо незабавно да се обърнете към адресата по име и бащино име.
Най-важното в деловата кореспонденция е основното съдържание на писмото - основата.
Тази част има най-голямо информационно натоварване, именно в нея се разкрива целта на обжалването.
Причините за контакт могат да бъдат няколко, съответно представянето на всеки аспект трябва да започне с отделен параграф. Структурирането на основната част на писмото е необходимо, за да се разграничат темите и да се разбере по-добре информацията.
Примерите за абзаци включват следните фрази: „ние ви молим“, „информираме“, „предлагаме за разглеждане“и други.
Струва си да се помни, че има и структура в рамките на аспектите.
Подателят на бизнес писмо трябва да обоснове уместността на искането, да разкрие основното му съдържание и да опише очаквания резултат в случай на положителен отговор.
Формулите за директна реч рядко се използват в делови писма. Основната цел на последната фраза е да изрази уважение към адресата и обичайната почит към учтивостта. Примери за заключителни фрази: „най-добри пожелания“, „най-добри пожелания“, „благодаря предварително за отговора ви“и други.
Личният подпис трябва да бъде в края на писмото. Обикновено се посочват фамилията, инициалите и позицията на подателя, както и телефонни номера за контакт.
Големите компании използват електронни подписи. Това е специален файл с текстов подпис, който се поставя автоматично в края на всяко писмо. Електронният подпис не трябва да надвишава пет до шест реда и да надвишава седемдесет знака.
Тази дизайнерска структура се прилага и за промоционални писма, мотивационни писма и благодарствени писма, както и известия, изявления, искове и предупреждения.
При изпращане на голямо количество информация в тялото на писмото се изписва кратка поддръжка, а основният пакет се съставя като отделен прикачен файл. Ако прикаченият файл „тежи“много, трябва да предупредите получателя за това в мотивационното писмо в послепис.
Отговор на бизнес писмо
Според правилата на деловия етикет, отговорът на писмо не трябва да се отлага повече от два до три дни. Ако за отговор е необходим по-дълъг период от време поради редица обективни причини, уведомете подателя за това, това се счита за добра форма и добавя доверие към компанията.
Запомнете основното - трябва да отговаряте на всички бизнес имейли, с изключение на очевидния спам.
Когато отговаряте на делови писма, често се използват стандартни формули за реч:
- "Съжаляваме, че ви информираме …";
- "Благодаря ти за …";
- "Каним ви с удоволствие …";
- „Припомняме …“;
- "В съответствие с вашето искане, ние информираме …" и други.
За удобство можете да създадете отделен файл с подобни речеви модели. Обръщайки се към празните места, вие значително ще улесните и ускорите писането на делови писма.
Ако писмото е важно и трябва да знаете със сигурност, че е доставено на адресата, поръчайте доставка чрез куриер или издайте препоръчано писмо (руска поща). Имейлът има функция „Получено известие“, която автоматично ви изпраща потвърждение, че съобщението ви е прегледано.
Ако няма отговор на писмото, според етикета, можете да направите допълнително обаждане, за да изясните ситуацията с кореспонденцията.
Видове бизнес кореспонденция
Първоначално има два вида бизнес кореспонденция: вътрешна и външна. Външната кореспонденция е кореспонденция, изпратена на трети страни получател, докато вътрешната кореспонденция се използва в границите на една фирма.
Бизнес писмата, според предназначението си, се разделят на: приложения, бюлетини, реклами, запитвания, препоръки, предложения, напомняния, искове, покани и други.
Писмо - съобщение съдържа информация, която адресатът трябва да изпълнява каквито и да било задачи в рамките на обща кауза. Такава информация е подходяща и важна както за получателя, така и за изпращача.
Приложение - вид бизнес кореспонденция, който включва изпращане на заявка с цел получаване на информация или услуги. Например заявление за участие в събитие.
Искане - писмено искане за получаване на информация, представляваща интерес. Искането може да бъде официално и обвързващо.
Писмото за оферта обикновено предлага сътрудничество или специфични услуги и търговски предложения. Обикновено такива писма се изпращат на няколко адреса едновременно; може да се използва масово изпращане по пощата.
Покана - индивидуална покана за среща или тържествено събитие. При проектирането на такава кореспонденция е разрешено използването на специални празнични формуляри или пощенски картички. Основното е ясно да се посочат името на събитието, адресът, часът и мястото на срещата.
Писмо за напомняне е съобщение за изпълнението на каквито и да било задължения: изплащане на дълг, предоставяне на доклад, напомняне за среща и други.
Ако една от страните не е изпълнила договорните условия или е нарушила споразумението, увредената страна може да изпрати иск. Отличителна черта на писмото - искове - е наличието на подробно описание на нарушените условия, информация за оценка на щетите, искове за обезщетение за загуби или отстраняване на установеното нарушение. Често тази кореспонденция се допълва от копия на документи, снимки и удостоверения за приемане.
В препоръчителни писма се прави оценка на трета страна или компания и се предоставят техните характеристики. Такива съобщения най-често се срещат при кандидатстване за нова позиция.
Характеристики на бизнес имейл
В днешно време голям процент от бизнес писмата се изпращат по електронната поща, така че правилата на бизнес етикета формулират и изисквания за провеждане на електронна бизнес комуникация.
Прочетете внимателно адреса на подателя. Трябва да бъдете предупредени от съобщения с подобни адреси на пощенска кутия: "cupercat" или "mini - бикини". В допълнение към обикновения спам, съобщенията от такива адреси могат да съдържат вируси.
Винаги дръжте темата си кратка и точна.
Етикетът позволява цитиране на оригиналното съобщение, така че получателят да може веднага да разбере какво е заложено.
Позволено е да прикачите допълнителни материали в прикачения файл.
Познаването и прилагането на правилата на етикета в областта на бизнес комуникацията помага на подателя да спечели добра репутация и да привлече нови партньори.
