Телефонните разговори отдавна са част от бизнес живота. С тяхна помощ се съобщават решения, получават се и докладват задачи, правят се срещи и анулирания. Непознаването на правилата за етикет на телефонните разговори може да доведе до нарушаване на много споразумения и недоверие от страна на партньори и клиенти.
Инструкции
Етап 1
Работете върху гласа си. Ако е възможно, запишете разговора с един от бизнес партньорите на диктофон и слушайте. Оценете тембъра на гласа си, скоростта на речта, интонацията и енергията. За да направи гласът по-приятен, дишането трябва да бъде равномерно, стойката трябва да е свободна. Усмихвайте се, докато говорите - този трик ще ви помогне да направите гласа си по-топъл и приятен. Опитайте се да се отървете от паразитни думи, ако ги използвате.
Стъпка 2
Подгответе се за всички изходящи повиквания. Формулирайте целите на разговора, ключовите фрази, които ще използвате. Подгответе тетрадка и химикал, за да си правите бележки, докато говорите. Когато ви отговорят, не забравяйте да поздравите, да се представите и да назовете фирмата, която представлявате. Правете кратки паузи, за да може другият да ви отговори и да запомни или запише вашето име. Попитайте дали вашият абонат може да отговори на вашите въпроси. Ако отговорът е положителен, моля, посочете целта на вашето обаждане.
Стъпка 3
Когато отговаряте на входящо повикване, не карайте събеседника да чака повече от 3-4 позвънявания. Не пропускайте да поздравите и да се представите. Когато говорите по телефона, отделете ума си от всички други дейности и разговори. Ако имате нужда от време, за да отговорите на въпросите на другия, запишете контактите и му предложете да му се обадите, когато сте готови. Ако трябва да пренасочите повикване, ясно заявете същността на въпроса на вашия колега, така че повикващият да не се налага да го повтаря. В края на разговора благодарете на другия човек, че се е свързал с вас.
Стъпка 4
Правилата на телефонния етикет казват, че абонатът, който се е обадил, е първият, който затваря телефона и започва да се сбогува. Той също се обажда в случай на прекъсване на комуникацията. Когато планирате телефонен разговор, вземете предвид часа: часът в началото и часът в края на работния ден, когато абонатът може да има спешни въпроси, се считат за неуспешни, както и обедната почивка.
